Airtable kan bruges til automatisering! Her er 3 eksempler på, hvordan du kan spare tid med Airtable.
Det kan kræve ret mange mandetimer at opretholde kommunikationen mellem forskellige teams. Ja, bare mellem to personer kan det være en udfordring. Eksempelvis kan du bruge meget tid på at rapportere, og når du fx er sælger, vil du hellere bruge tiden på at sælge end på at rapportere (har jeg ret?). Og er du fx teamleder eller virksomhedsejer er det også virkelig rart at følge med i salget, så du har en finger på pulsen.
I Airtable kan du via Zapier oprette og sende en mail, hver gang der bliver lavet en ny række (record). Denne funktion gør det muligt for sælgeren slet ikke at skulle tænke på rapporteringen af salget, mens lederen er sikker på altid at få besked. Så anvender du Airtable som CRM-system, og du har salget samlet i en table, kan du give Airtable besked om at sende en mail, når den specifikke table bliver fyldt ud. Og du kan også hente informationen fra salget, som er blevet skrevet ind i rækken i Airtable, så det kommer med i mailen.
Du bestemmer naturligvis selv, hvem der skal have mailen, hvilken information, der skal sendes og om det skal ske hver gang eller fx opsummeret en gang om måneden.
Du ved, at du kan sende automatiserede mails ud via et program til udsendelse af nyhedsbreve som fx MailChimp eller CampaignMonitor. Og som sælger kender du muligvis også flettefunktionen i Outlook, hvor du kan sende personlige mails ud til flere på én gang. Begge dele er fine redskaber. Men hvad med alle de mails, du sender til kunder (eller kunne få meget ud af at sende, hvis du bare havde tiden!), som minder forfærdeligt meget om hinanden?
De mails jeg taler om er eksempelvis opfølgningsmails på leverancer, hvis fornemmeste formål er at sikre, at kunden er tilfreds. Og så herefter kan du forsøge at indfange en reference, hvis de er tilfredse. Ordlyden er meget ens, og i de tilfælde, hvis du skal gøre dem specifikke og personlige, fordi det virker bedst for dig eller i din branche, kan du sende mailen til dig selv via Zapier, hvor mailskabelonen står klar med navn og det hele sammen med personens mailadresse, så du med et klik kan sende den med dine rettelser.
Når du har kundens navn og kontaktoplysninger i Airtable i én table, produktnavnet i en anden og resten af mailteksten i en tredje, kan du via Zapier flette teksten sammen til en samlet tekst og sende det afsted.
Muligheden for at beregne ferie- og helligdage ind i dit automatiserede forløb er fantastisk, når du først begynder at begive dig længere ud i automatiseringens verden end de helt simple opgaver. De simple opgaver er ufatteligt tidsbesparende, men når du begynder at automatisere mere komplicerede opgaver, slår automatiseringen gnister!
Har du fx en rådgivningsvirksomhed med individuelle forløb med dine kunder eller klienter, understøtter du sandsynligvis allerede arbejdet ved ikke kun at kommunikere på møder eller telefon, men også mail. For at kunne automatisere individuelle forløb, er det fantastisk, at du kan bruge Airtable til at lave en formular med ferie- og helligdage. For du skal jo ikke sende en mail ud på en højhellig dag - eller bare en almindelig søndag. Ikke hvis det skal være personligt, og du skal være klar til at besvare eventuelle spørgsmål fra din klient.
Airtable kan samle datoerne og fortælle Zapier, at en mail fx først skal sendes ud den næstkommende hverdag. Så har du fx aftalt et 6-ugers forløb, hvor du sætter din klient i gang med nye opgaver hver mandag, kan du ekskludere disse dage.
Du kan bruge Airtable til mange forskellige ting, ligefra opbygning af en prisberegner til opbevaring af dokumenter eller som to-do-system. I Institut for Digital Udvikling bruger vi i høj grad Airtable til automatisering. De mange muligheder i programmet gør det nemlig ideelt som database, når du skal automatisere arbejdsgange. Vi har her samlet tre killer eksempler på, hvordan Airtable kan anvendes til din automatiserede flows.
Er du interesseret i Airtable som dit databaseprogram i forbindelse med automatiseringer, kan du læse vores guide med 5 vilde funktioner i Airtable til din automatisering.
Pist: Vi taler også rigtig meget om Airtable i podcasten: Episode 8: Hvis Zapier er hjertet er Airtable hjertet i dine automatiseringer
