Automatisering er en serie af handlinger, som et computerprogram udfører, når du beder om det. Det er magi, hvis det bruges rigtigt. Det her er dit store overblik over automatisering og digitalisering i små og mellemstore virksomheders dagligdag. Her er ingen dumme spørgsmål og vi går i dybden med det hele. Få det fulde overblik.
Værktøjer til din automatisering - Integration - Database - Mail - Opgaveliste - Hjemmeside
Hvilke programmer du skal kende for at kunne automatisere?
Hvad kan du bruge automatisering til? - Nogle opgaver kan en computer bedre varetage - Automatisering kan varetage opgaver for dig - Du kan bygge dit eget skræddersyede system - Du kan blive gennemført professionel - Du kan endelig få så god en kundeservice, som du ønsker
Eksempler på opgaver, du kan automatisere - Eksempler på simple opgaver - Eksempler på komplicerede opgaver - Eksempler på komplekse opgaver
Hvad er alternativet til automatisering?
Hvordan adskiller automatisering sig fra kunstig intelligens?
Machine Learning er vejen til kunstig intelligens
Automatisering er i bund og grund en ekstra hånd
Når du bruger din computer, tablet, mobil eller smartwatch i dag, er der allerede mange ting, der sker automatisk. Nogle ting forholder du dig sjældent til, fx automatiske opdateringer, som mere eller mindre sker af sig selv. Andre automatiske funktioner er ufatteligt korte forløb. Du trykker fx på en knap i Word, og så kommer der automatisk en menu frem, der ikke var der før.
Den form for automatisering, vi arbejder med, er den form for automatisering, hvor de automatiske forløb er lidt længere. Det er forløb, der starter, når du fx trykker på en knap. Efter trykket sker der flere ting efter hinanden, uden du behøver at forholde dig til det eller gøre noget mere undervejs. Ligesom en opvaskemaskine, der efter dit tryk på start sætter gang i en række af handlinger: Først skylles det beskidte bestik og herefter tilføjes sæbe, vandet varmes op, der vaskes og til slut tørres bestikket.
Hvad kan automatisering være?
Du og jeg har mange manuelle arbejdsopgaver i løbet af en arbejdsdag. Mange af opgaverne kan helt eller delvist varetages af en computer. Men det kræver, at vi fortæller den helt nøjagtigt, hvad den skal gøre.
Du kan også bygge systemer, der ikke udfører hele opgaver, men som hjælper dig med at huske ting eller processer. Tænk generelt på digital automatisering som en personlig assistent. En der altid gør, hvad du beder om, også på helligdage.
Her får du et overblik over, hvad automatisering er, og hvad der muliggør, at selv os, der ikke er IT-specialister, faktisk kan bygge systemerne selv nu.
Et eksempel på et lille automatiseret forløb er, at en person udfylder en formular på din hjemmeside med kontaktoplysninger. Når den er udfyldt, bliver kontaktoplysningerne automatisk lagt ind i dit CRM-system, og samtidig sendes der automatisk en mail til dig med påmindelse om at ringe til personen.
Hvad består automatisering af kort fortalt?
Automatisering består af triggere, der starter et flow af actions. En trigger kan være en knap på en hjemmeside. Fx kender du knappen, hvor der står “tilmeld”, når du skriver dig op til et nyhedsbrev. Denne handling starter (trigger) en række af handlinger, kaldet actions, som du har fortalt computerprogrammerne, at de skal gå i gang med. De samlede række af actions, der følger en trigger, kalder vi et flow, og ved nyhedsbrevet kan det eksempelvis være, at kontaktoplysningerne på personen ryger ind på en liste sammen med andre tilmeldte. Og samtidig får personen tilsendt en mail med overskriften: “Tak for din tilmelding”.
Når du lærer de forskellige programmer at kende, kan du bygge dine egne flows, der fx igangsætter mails, som du har skrevet eller indfører informationen i en database, opretter undersider på en hjemmeside eller noget helt fjerde. Programmerne skriver koden for dig, så derfor behøver du ikke længere at lære de forskellige kodesprog at kende.
Er automatisering nyt for dig (eller vil du bare gerne have opfrisket din hukommelse), kan vi anbefale dig dette afsnit af podcasten, der hedder 'Auto.. what? Yes, automatisering!', hvor vi i løbet af 23 minutter kommer godt rundt om emnet (helt nede på jorden).
Godt så, automatisering i denne sammenhæng er mere simpel end kunstig intelligens, og derfor kan vi ikke bruge automatisering til at genkende billeder af hunde eller tilsvarende opgaver. Det er en anden type opgaver, du kan bruge automatisering til at varetage. Det gør dem ikke mindre vigtige. Hvordan automatisering kan hjælpe dig, afhænger af, hvilken type opgave, du har med at gøre.
Overordnet kan du dele opgaver ind i fire forskellige opgavetyper: Simple, komplicerede, komplekse og kaotiske. Typen af opgave er afgørende for, hvordan du kan bruge automatisering til at hjælpe dig med at udføre dem.
De 4 typer af opgaver gående fra simpelt til kaotisk.
Opgavetype 1: Simple opgaver
De simple opgaver kan automatisering sagtens klare for dig. Det er opgaver som at sende en mail, overføre data fra ét sted til et andet, skifte farver og skrifttyper på alle knapper på din hjemmeside med ét tryk osv. Det er simpelt, men kan være uhyre tidsbesparende, og chancen er, at du allerede kender nogle af den slags automatiserede processer.
Opgavetype 2: Komplicerede opgaver
De komplicerede opgaver kræver beslutninger, hvor du med din viden, erfaring og intuition skal indover for at sikre, at alt sker på en ordentlig måde. Der er dog stadig en vis struktur på opgaverne. Her kan du automatisere dele af processen, så du fx får en mail med de to-tre forskellige typer af svar, du plejer at give en kunde i en bestemt situation. Nogle komplicerede opgaver kan struktureres så meget, at du hen ad vejen kan automatisere langt det meste. Læs evt. artiklen: 'Sådan kan du automatisere en kompliceret opgave'.
Opgavetype 3: Komplekse opgaver
De komplekse opgaver er af den type, hvor du ikke kan strukturere processen i lige så høj grad som du kan med de simple og de komplicerede opgaver. Det er projekter, der afhænger af så mange ting, at det simpelthen ikke kan svare sig at begynde at bygge automatiserede processer, fordi du ikke ved, om det overhovedet bliver gentaget på samme måde. Til gengæld kan du automatisere metoden, og på den måde få computeren til at hjælpe dig med de forskellige faser.
Opgavetype 4: Kaotiske opgaver
De kaotiske opgaver skal du aldrig forsøge at automatisere. De er kendetegnet ved at være komplet uforudsigelige, og hvis der er noget automatisering er, så er det forudsigeligt! Går du i gang med at automatisere på dette niveau, risikerer du at gå ned i ét stort automatiseringshul, et mørke, du aldrig kommer op ad. Fordi du forsøger at automatisere opgaver, der aldrig skal gentages og som derfor er komplet spild af tid, i bedste fald. I værste fald kommer du til at gøre ofrene for den automatiserede proces frustrerede og sure. Så kort sagt: Hold dig væk ;-)
Når du ikke bygger dine automatiseringsprocesser op fra bunden med linje efter linje af kode, sker det ved hjælp af en række programmer. Der er ingen grund til (og heller ikke tid til) at bygge alt fra bunden. Og du kender muligvis flere af programmerne allerede. Vi har samlet en række af forskellige typer programmer, du kan stifte bekendtskab med, når du automatiserer.
Magien sker, når du sammensætter de forskellige programmer og lader dem tale med hinanden! Forestil dig eksempelvis, at du med et tryk på en knap på din hjemmeside fx bygget i Webflow eller Wordpress kan igangsætte en liste med opgaver i dit to-do program som fx Trello eller Evernote.
Det er dét vi mener, når vi taler om integrationer mellem forskellige programmer. De bliver integreret, dvs. koblet sammen. Sammenkoblingen laver du ved hjælp af en API, der simpelthen gør det muligt for to programmer at tale sammen. Alle de programmer, du har i din automatiseringsværktøjskasse, har åbne API’er og det vil sige, at du kan koble alle de programmer til, som du ønsker.
Integration
IT-specialister har ofte til opgave at gøre det muligt for forskellige programmer at tale sammen. Programmer bliver simpelthen integreret. I dag findes der programmer, som gør det for dig, så du ikke behøver at skrive en eneste kode. Programmerne foregår ligesom mange andre, du kender, med peg-og-klik. Det er her, du sammensætter programmerne og opsætter dine automatiserede flows, så de kan tale sammen på præcis den måde, du ønsker det, på præcis det tidspunkt, du ønsker det.
Database
Når du automatiserer er det svært at komme udenom databaser. Her opbevarer du simpelthen al den data, du skal bruge. Det er eksempelvis teksten, der skal indsættes i en automatiseret mail. Det er også muligt at have flere lag i din database, så du fx bringer en bestemt dato ind i den tekst, du har et andet sted i databasen, der skal sammensættes i en mail.
Det kan med andre ord holdes forholdsvist simpelt eller gøres mere avanceret. Et eksempel på et databaseprogram er Airtable, men der findes mange forskellige til forskellige formål med forskellige fordele og ulemper. Nogle kan indeholde ufattelige mængder data, mens andre er super brugervenlige.
Din mail er dit hemmelige automatiseringsvåben, og du skal bruge det med omhu! Særligt ved automatisering skal vi passe uhyre meget på med at blive ivrige og indsætte en masse tekst og sende en masse mails, bare fordi vi kan. Igen findes der forskellige muligheder for programmer alt afhængig af, om du skal bruge din mail til personlige dialoger, marketing eller noget tredje. Eksempler er MailChimp, Spark, Outlook og Gmail for Business. De kan bruges hver for sig eller sammen. Du kan bruge det til påmindelser til dig selv, der udover at huske dig på, at det er tid til at skrive et blogindlæg, også leder dig til det rigtige sted med oversigten over månedens tema samt din to-do-liste, der på forhånd indeholder de opgaver, som du har i forbindelse med at skulle skrive et blogindlæg, så det holder det aftalte format.
Det kan også være mailen til dine kunder, der kommer direkte fra dig eller i en mere upersonlig form, hvor det tydeligt er en autogenereret mail som fx “Tak for din bestilling. Her er dit bestillingsnummer, osv.”.
Opgaveliste
Når du skal automatisere og strukturere dine processer er opgaveprogrammer virkelig gode at have ved hånden. Det er programmer som Trello, todoist og Evernote, men mange af de samme funktioner findes også i blandt andet Dropbox Paper. Igen afhængigt af programmet kan du skrive de mange underopgaver ned i forbindelse med en gentagelig opgave. Og du kan nøjes med at gøre det én gang. Integreres det sammen med din mail og din database, kan du samle dine opgaver, og du kan også hive information fra opgaveprogrammet ind i din kalender, mail eller database.
Hjemmeside
Din hjemmeside kan være omdrejningspunkt for et hav af forskellige triggers, dvs. starting points af forskellige automatiserede flows. Den kan imidlertid også være opsamlingspunktet undervejs eller i slutningen af et automatiseret flow, hvis du fx vil indsætte information fra et andet program og ind på din hjemmeside. Du kan bruge den synlige del eller den usynlige del, fx din CMS-adgang, i din proces. Udover klassiske hjemmesider, kan vi gøre det samme med andre online platforme.
Du kan fx integrere dit medarbejderdashboard med et overblik over alle opgaver, som medarbejderne altid kan tilgå, og så koble dem sammen med jeres program med opgavelister. Du kan bygge online sider med slideshows og meget mere i programmer som fx Carrd, Webflow og applikationer i programmer som Bubble.
Hvilke programmer skal du kende for at kunne automatisere?
Ovenfor har vi nævnt et par programmer indenfor de forskellige kategorier. Hvert program har sine fordele og ulemper, og som du sikkert også ved, så bliver de enkelte programmer også jævnligt ændret og opdateret. Vi har samlet en oversigt over de vigtigste programmer, du skal kende, efter vores mening, når du skal automatisere.
Du kan bruge automatisering til rigtig meget, og vores oversigt herunder vil på ingen måde være fuldendt. For enhver virksomhed og organisation vil have forskellige processer, muligheder og udfordringer, som altsammen har betydning for, hvordan automatisering bedst kan understøtte det. Og dermed vil det, som du bruger automatisering til, være forskellig.
Nogle opgaver kan en computer bedre varetage
Når først et automatiseret system er sat op, kan dit system arbejde langt hurtigere, end selv det hurtigste menneske kan. Sørger du bare for almindelig vedligehold vil opgaverne også kunne varetages hele døgnet, og har hverken brug for frokostpause eller søvn. De er også fejlfrie (hvis vi sætter det rigtigt op fra start!). Især fordi mange af de opgaver, vi har, af natur ofte er kedelige, er det fantastisk at kunne sætte en computer til at udføre. Så undgår du også de mange fejl, som vi mennesker har det med at lave. Og behøver ikke engang bruge energi på at huske at gøre det.
Automatisering kan varetage opgaver for dig
Alle simple typer opgaver kan i princippet automatiseres fuldt ud. De opgaver, der er værd at automatisere, er faste, strukturerede processer, som bliver gentaget mange gange. Flere automatiserede opgaver kender du sikkert allerede, fordi du møder dem i diverse softwareprogrammer, som du allerede bruger eller møder i dag.
Når du kender til automatiseringens mange muligheder, vil du indse, at du kan bygge dit eget system af programmer og funktioner, der understøtter det du skal 100%. Og du kan sørge for, at der hverken er for få eller for mange, forvirrende, funktioner. Du kan bruge dine yndlingsprogrammer, og du kan tilføje flere, som du får brug for det hen ad vejen. Med andre ord kan du nyde godt af fleksibiliteten, og det bedste er, at du selv kan styre det.
Du kan blive gennemført professionel
Automatiserer du på den rigtige måde, kan du sørge for, at din virksomheds processer og procedurer altid bliver overholdt. For automatiseringen kan dels sørge for, at der er ting, der sker, uanset hvor travlt du har. Og dels kan du med automatisering sørge for, at du bliver husket på at skulle udføre en opgave eller tage stilling til noget i en bestemt sammenhæng.
Når du automatiserer bliver du nemlig nødt til at forholde dig til strukturen, best practise samt at præcisere, hvor ansvaret ligger for udførelsen af bestemte opgaver. Så opgaverne aldrig mere lander mellem flere stole eller glemt, ligesom den gode idé der står på en krøllet gul note og landede bag støvet radiator.
Du kan endelig få så god en kundeservice, som du ønsker
I forlængelse af ovenstående kan vi tilføje god kundeservice. Når du automatiserer, vil du nemlig på en helt anden måde kunne være proaktiv overfor kunder, fordi du får hjælp til at huske hvordan og hvornår du gør det. Både fuldautomatiske og delvist automatiserede processer vil kunne underbygge en god kundeservice. Og ikke mindst frigive tid og energi der, hvor du som menneske kan udføre den del af kundeservicen, der kræver et ansigt, en god intuition og en stor portion erfaring.
Eksempler på opgaver, du kan automatisere
Når du går i gang med at skulle automatisere, er det naturligvis rart (og nødvendigt) først at have en idé om, hvilke opgaver, der kan automatiseres. Derfor har vi samlet nogle få eksempler indenfor de forskellige opgavetyper, beskrevet længere oppe på siden, til dig herunder.
Eksempler på simple opgaver, du kan automatisere
Det er først og fremmest de kedelige og gentagelige opgaver, du vil få glæde af at automatisere. Det frigiver tid og overskud til at dedikere medarbejdere til de opgaver, der virkelig kræver et menneske. Når du har automatiseret den type opgaver, vil du også kunne automatisere processer i forbindelse med mere komplicerede og endda komplekse opgaver. Du vil typisk ikke fuldautomatisere disse typer opgaver, men du vil kunne automatisere dele af arbejdet eller strukturen omkring det.
Eksempler på komplekse opgaver, du kan automatisere
Når du har med komplekse opgaver at gøre kan automatisering stadig hjælpe dig, men du skal tænke dem på en helt anden måde. En kompleks opgave kan fx være skræddersyede projekter. Ved denne type arbejde har du typisk ikke meget med simple og gentagelige opgaver at gøre overhovedet. Automatisering kan alligevel være en stor hjælp. De kan eksempelvis hjælpe dig ved at holde fast på en struktur, så du bliver hjulpet igennem fase 1, 2 og 3 i projektet. På den måde sørger for, at du altid forholder dig til de forskellige faser, når du fx skal lave en ny, skræddersyet hjemmeside for en kunde.
Hvad er alternativet til automatisering?
Automatisering er selvsagt smart, fordi du kan uddelegere opgaver til din computer, så du sparer ufatteligt meget tid og energi. Men de former for automatisering, som vi er inde på her, er ikke de eneste, du kan bruge.
Alternativet til den form for automatisering, vi beskriver her, er at købe større softwarepakker, hvor flere typer automatisering, du kan lave selv, er en del af pakken. I mange industrier og brancher findes der programmer, du kan købe og bruge. Fx er automatisering ofte begyndt at være en del af softwaren indenfor bogholderi, HR og marketing automation. Det kan give rigtig god mening i mange sammenhænge, og ERP-systemer sammensætter også forskellige programmer med forskellige funktioner.
Med denne form for automatisering, vi er inde på, kan du nemmere skræddersy det hele, så det passer til dig, dit arbejde og den virksomhed eller organisation, du arbejder i. Vi skriver 'nemmere', fordi vi med integrationsprogrammer som Zapier og Autopilot nu kan meget af det, som du indtil for nylig skulle hyre en IT-specialist for at gøre. Og ja, de større softwarepakker kan også integreres med de mindre, så overgangen mellem det og de programmer, du kan købe, er flydende.
Og ja, så er der situationer, hvor automatisering fungerer bedst, når du tilføjer et skud kunstig intelligens, som fx er tilfældet ved automatiseringsprogrammet RPA (Robotic Process Automation). Men det er en anden historie :-)
Hvordan adskiller automatisering sig fra kunstig intelligens?
Automatisering er i virkeligheden super simpelt. Du fortæller en computer, at handling A plus handling B skal føre til handling C. Det er simpelt. A + B = C. Også selvom dine regnestykker bliver en smule mere komplicerede med flere handlinger, er det forholdsvist simpelt. Computeren gør simpelthen, hvad du fortæller den.
Og ja, derfor kan man også sige, at det er en form for intelligens. Men begrebet om kunstig intelligens (AI), som vi definerer det i dag, går skridtet videre. For i praksis er selv opgaver, som du og jeg synes er simple, meget svære for en computer at udføre.
Bare det at genkende en hund på et billede har vist sig en kæmpe udfordring, og det har krævet års forskning at få en computer til at genkende det. I praksis kræver sådan nogle tilsyneladende simple opgaver, at man skriver millioner og atter millioner linjer kode. Automatisering er derfor en del af kunstig intelligens. Men til at kunne udføre super svære opgaver såsom at genkende hunde på billeder (tænk, at det er så kompliceret!), så opfandt man genvejen: Machine Learning, der sparer os ufatteligt meget tid (og linjer af kode).
Machine Learning er vejen til kunstig intelligens
Med Machine Learning som genvej kan man opnå det, vi i dag kalder kunstig intelligens. For med machine learning kan en computer lære ting. I praksis giver du computeren en masse data, og så prøver den sig frem og lærer af sine fejl (som den begår mange af meget hurtigt).
Mennesker fortæller computerprogrammet, om det faktisk er en hund, den har fundet et billede af. Og hver gang den tager fejl eller har ret, så tages dén viden med videre til at gøre programmet bedre til at genkende hunde. Så i stedet for at lære computeren, hvordan den løser et problem som fx at genkende en hund, så kan machine learning hjælpe en computer med selv at bruge ny data og ved hjælp af statistik at skabe bedre løsninger på problemerne.
Zapier er kort fortalt et program, der flytter information fra ét program til et andet. Uden du skal forholde dig til en eneste kode. Zapier har et visuelt interface, så du ligesom alle andre programmer, kan se de enkelte funktioner og ved hjælp af din mus kan opsætte automatiserede flows og se dem fysisk foran dig.
Så når du lærer at bruge Zapier, kan du fx fortælle formularen på din hjemmeside, at den skal sende informationen videre til dit CRM-system og samtidig sende det til din e-mail. Læs evt. vores artikel 'Ultrakort introduktion til Zapiers begrebsunivers'.
Programmører begynder så småt at få øjnene op for Zapier, fordi det sparer dem mange timers arbejde.
Du kan integrere programmer med Zapier
Med Zapier integrerer, dvs. kobler, du simpelthen to (eller flere) progammer sammen. Zapier sørger for, at de kan tale sammen og overføre data til hinanden. Det kræver nemlig noget oversættelsesarbejde, men det slipper du for med Zapier. Du bestemmer selv, hvilken information der skal overføres, hvornår, hvordan og hvor ofte.
De enkelte programmeres udviklere har simpelthen gjort det muligt for programmet at tale sammen med Zapier. Så med Zapier som mellemled behøver du ikke gøre arbejdet med at koble programmerne sammen enkeltvis. De har hver især gjort arbejdet for dig på forhånd, og Zapier er derfor det nemme bindeled, du skal kende for at spare meget tid. Og ja, starte din automatiseringsrejse.
Når du lærer Zapier at kende vil ord som IT-integration og automatisering ikke længere være fremmedord. Sværere er det heller ikke. Det svære er at bygge det på den måde, der bedst muligt understøtter organisationen og de mennesker, der arbejder der.
Brug Zapier til automatisering
Når du integrerer programmer sammen med Zapier kan du ikke bare få dem til at overføre en mængde af information. Du kan også bruge det til at opbygge deciderede automatiserede forløb. Selvom du muligvis ikke tænker så meget over det, bruger rigtig mange af os ret meget tid på bl.a. at kopiere og indsætte tekster, sende e-mails og trykke på de samme knapper igen og igen.
Med Zapier kan du opsætte automatiserede flows, så du fx kan nøjes med at trykke på én knap, og så vil Zapier sørge for at sende den mail ud til dén person, og den mail til en anden person for til sidst at opdatere CRM-systemet, hvor det bliver angivet, at det er klaret. Læs evt. vores artikel: '3 tidsbesparende automatiseringer i Zapier' for at læse mere eller hør vores podcast nr. 7: 'Zapier er genvejen til automatisering'.
Det vil hurtigt blive tydeligt for dig, hvor mange forskellige muligheder, der er for at spare tid med Zapier. Men også muligheder for at få udført opgaver, der kan være svære at få udført igen og igen i en travl hverdag. På den måde kan du opnå en uhørt grad af professionalisme.
Du kan nu forbinde mere end 2500 forskellige stykker software med hinanden med Zapier. Så ja, dit yndlingsto-do-program kan automatisk oprette lister med opgaver, du skal udføre, når en ny kunde kommer ind ad døren. Og når du så får et nyt yndlings to-do-program, kan du skifte det ud langt nemmere og hurtigere end tidligere. Du kan tilføje nye programmer og til sidst bygge et ret stort system op. Du kan også blive ved med at holde det simpelt og strømlinet og dermed slippe for en masse forvirrende ekstrainformationer, hvis det passer bedre til dig.
Typiske typer af programmer vil være:
Databaseprogram
Dit almindelige mailprogram
Dit to-do-program
Dit mailprogram til markedsføring mv.
Dit hjemmesideprogram
Dit dokumentprogram
Eksempler på programmer under hver type
Under hvert enkelt type er der naturligvis et hav af udgaver og hybrider. En database kan naturligvis være samlet CRM-system sammen med andre informationer fx med priser, datoer for udsendelse af nyhedsbreve mv.
Der er over 2500 forskellige programmer, du kan integrere med Zapier, så ovenstående er på ingen måde en færdig liste! Men vi kan nok godt love dig, at der er noget, du kan bruge ;-)
Eksempler på hvornår, du kan bruge Zapier til integration
Arbejder du kun med integrationsdelen og er lidt ligeglad med automatiseringsmulighederne, er Zapier virkelig også værd at se nærmere på.
Du kan fx bruge Zapier til at fortælle formularen på din hjemmeside, at den skal sende information videre til din e-mailadresse. Så har du integreret de to programmer. Du kan også bruge Zapier til at koble formularen sammen med dit CRM-system, så kontaktoplysningerne automatisk bliver ført over i dit CRM-program.
Et andet eksempel på en integration er at koble kontaktoplysningerne på dine kunder efter jeres samarbejde er afsluttet sammen med en database, som har fået besked på automatisk at slette oplysningerne efter 5 år for at overholde GDPR-reglerne.
Du kender sikkert programmer, der allerede integrerer med hinanden i dag, nemlig din mail og dit kalenderprogram, så du kan sende kalenderinvitationer ifbm. mødeindkaldelser.
Eksempler på hvornår, du kan bruge Zapier til automatisering
Den virkelige magi ved Zapier kommer især, når vi går skridtet videre fra integrationen og tilsætter lidt automatiseringslir. Så bygger du ikke bare programmerne sammen, men begynder at lade dem gøre arbejdet for dig. Se så begynder det for alvor at være smart!
Du kan bruge Zapier til at automatisere de simple opgaver, du sikkert har i løbet af dagen, og som kommer snigende og stjæler en masse minutter samt både hele og halve timer fra dig hver dag. Artiklen 'Automatisering til video ved hjælp af Zapier' er også helt konkrete eksempler, som er essentielle for dig, der arbejder meget med videoer.
Her er tre små eksempler på opgaver, du kan automatisere med Zapier
Automatiseret række af e-mails til din onboarding af nye kunder eller medarbejdere
Automatiseret oprettelse af brugernavn, login og adgang til virksomhedens dashboard for nye medarbejdere
Automatiseret flow i forbindelse med afslutningen af et samarbejde med en kunde, inkl. en mail, der bliver sendt til dig, som du kan ændre lidt i og videresende til kunden uden at bruge for lang tid og tankekraft
Du kan også arbejde med de mere komplicerede opgaver, som naturligvis kræver en længere række af godt gennemtænkte flows.
Er du nysgerrig på helt konkrete eksempler og udførlige beskrivelser af, hvordan Zapier helt konkret kan hjælpe med automatisering, kan du se vores oversigt: '10 automatiserede flows, du kan lave med Zapier'.
Grundkursus i Zapier
Lær at bruge et af verdens stærkeste redskaber til at integrere mere end 2500 stykker software med hinanden og opsætte automatiserede flows mellem dem.
For at forsimple svaret en smule, så findes der overordnet set tre forskellige alternativer til Zapier.
Du hyrer en IT-specialist, der koder integrationerne og automatiseringerne fra bunden
Du bruger et tilsvarende program, som fx Autopilot, der er bygget op omkring samme idé som Zapier
Eller du bruger større ERP-programmer, som allerede har samlet nogle ofte anvendte stykker software og køber en samlet pakke
De to første muligheder er naturligvis mest fleksible, og det er naturligvis også almindeligt for en programmør at arbejde integrere til og med dit ERP-system. Mulighederne er sådan set uendelige, og der findes også eksempler på mange virksomheder, der bl.a. anvender SalesForce eller HubSpot til hoveddelen af deres automatiseringsaktiviteter indenfor salg og marketing. Og som anvender mindre automatiseringer og integrationer mellem software sammen med eller udenom.
Der findes et hav af muligheder, når vi taler om integrationer og automatisering. Det vigtigste er, at du finder en løsning, der passer godt til det, du skal.
Airtable er kort fortalt et intelligent databaseprogram. Tænk det som et online og brugervenligt Excel- eller numbersprogram. Og så lige tilføjet et par ekstrafunktioner og lækkert design.
Det er peg- og klik, og det hjælper dig endda med at kode de ting, der evt. kunne være nødvendige at kode, når du for alvor får lyst til at prøve mange af de ekstra muligheder af.
Fordi Airtable kan integreres bl.a. via Zapier har du muligvis stødt på det på en hjemmeside. Du kan fx se det på Teslas hjemmeside, hvor oversigten over de forskellige modeller simpelthen ligger i Airtable. Det er naturligvis indstillet, så du ikke kan ændre i data’en på hjemmesiden. På den måde kan du sikre, at din oversigt fx med priser, altid vil være opdateret på din hjemmeside, fordi du kun har dem stående ét sted: I din database.
Hvis du bruger Airtable til priser, kan du også lave prisberegninger et nyt sted i Airtable, hvor du indsætter de nødvendige beregninger. Dén beregning kan du igen hente ind på hjemmesiden, hvor du kan gøre det muligt for dig selv og potentielle kunder at beregne prisen på den sammensætning af ydelser, de gerne vil have.
Du kan bygge databaser med Airtable
En database er dit bibliotek, hvor du har den information stående, som du skal bruge til bl.a. at opbevare priser mv. (det er svært at have i hovedet og ikke mindst have styr på opdaterede priser i en større organisation eller bare i et mindre team).
Airtable hjælper dig med at opbevare din information på en nem og brugervenlig måde - uden at gå på kompromis med funktionaliteten. Herunder kan du se et eksempel på, hvordan Airtable kan bruges til at opbevare en oversigt over værktøjer samt information om de enkelte programmer, links, priser mv. Det er simpelthen basen for den information, du kan finde på vores hjemmeside. Læs mere om nogle af Airtables funktioner som database i artiklen 3 essentielle funktioner, vi elsker i Airtable.
HUSK: Struktur er ufattelig vigtig, når du arbejder med databaser. Det kan nemt gå galt, hvis du har flere lister med tools, eller en oversigt over ideer til dine næste projekter i databasen, i din notesbog, din indbakke og dit to-do-program. Beslut hvilken struktur, du vil have, og hold dig til den.
Når du har mange forskellige informationer liggende i din database, er det virkelig smart også at have den med i lommen. Når du henter Airtable som app, kan du have så mange databaser liggende på din mobil, som du vil.
Ja, du kan sågar have en liste med oversigten over familiens julegaveønsker, eller oversigt over indholdet i alle dine flyttekasser, så intet forsvinder i virvaret.
Det er smart at have Airtable i lommen, så du fx hurtigt kan beregne prisen, når du sidder til mødet med en kunde.
Brug Airtable til automatisering
Arbejder du med at automatisere arbejdsprocesser, er Airtable et stærkt værktøj at have ved hånden. Når du automatiserer kan du hurtigt få brug for en god database, hvor du har forskellige typer information stående. Det kan være information, du henter ind i et andet program.
Informationen behøver ikke kun bestå af tal, selvom de fleste muligvis forbinde en database med tal og komplicerede udregninger. Det kan sagtens være super simpelt, og din data kan bestå af alt fra tekst til tal, men også links, billeder, dokumenter eller andre filer.
Når du automatiserer med Airtable, vil du fx bruge et integrationsprogram som Zapier, så du kan hente data fra Airtable ind i dit hjemmesideprogram, som fx Webflow eller Wordpress. Faktisk har Airtable nogle helt unikke funktioner, der gør det super velegnet og et stærkt valg af databaseprogram, når du automatiserer. Se vores guide med 5 vilde funktioner i Airtable til din automatisering.
En af de ting, der gør Airtable super brugbart til automatisering er bl.a. dens checkbox-funktion, som bl.a. Excel eller Google Sheet ikke giver mulighed for. Du kan nemlig bruge en checkbox som trigger, og det skaber muligheder!
Du kan ændre på din data og lave beregninger i Airtable
Det kan være, at du ønsker at formatere, altså ændre, den måde din data står på. Det kan fx være, hvis et program skriver datoer på en uhensigtsmæssig måde, og funktionen for ændring ikke er til stede i programmet (fx bytter de i USA om på måned og dag ift. os, hvilket kan være ret forvirrende og frustrerende).
Et andet eksempel på en formatering er, at du kan fortælle Airtable, at et felt skal hente data fra et andet felt, men kun tage det første ord med. Det er smart, når du fx gerne vil bruge kontaktpersoners fornavn i en personlig mail, men kun har en lang liste med fulde navne. Flere af den type funktioner har Airtable, og det er guld værd, fordi det skabe rum og mulighed for at skabe et stærkt og solidt system uden for mange krumspring.
Du kan også lave mere eller mindre komplicerede prisberegninger, lave en oversigt over kursusdatoer eller tekststykker, du vil anvende i personlige mails.
Lær at bruge et af verdens stærkeste databasesystemer anvendt af nogle af verdens største selskaber, samt hvordan du integrerer det med andre systemer.
I sig selv er Airtable smart, men sammen med andre programmer og værktøjer, kan det så meget mere. Afhængig af, hvad du arbejder med og hvordan du skal bruge det, kan forskellige programmer være gode at bruge. Når du integrerer Airtable, fx via Zapier, kan du i princippet sammensætte det med et hvilket som helst andet program.
Her er en kort liste over værktøjer, vi kan anbefale dig at se nærmere på i sammenhæng med Airtable:
Eksempler på hvornår, du kan bruge Airtable som database
Der er et uendeligt antal muligheder for anvendelse af Airtable. Hvis du tænker Airtable som et bibliotek, så kan du have forskellige sektioner med bl.a. skønlitteratur, fagbøger, børnebøger, magasiner osv. På samme måde kan du have sektioner i din database, der samler alle dine kunder, ordrer, leverancer, prisberegning, lønberegning og meget, meget mere.
Her er en liste, som på ingen måde er udtømmelig:
CRM-system
Kundeliste
Kursusdeltagere
Modtagere af nyhedsbrev
Tekster til mails ifbm. fx nye ordrer, kunder mv.
Priser
Leveringer
Blogindlæg
Sociale medieopslag
Datoer for udsendelse af artikler, nyhedsbreve mv.
Datoer for årets kurser
Og meget, meget mere..
Har du fx priser i din database, vil du senere kunne udbygge det med en prisberegner. Den kan du opsætte selv og stille op, præcis som det passer dig.
Det kan fx være, at du har en liste med priser, hvor databasen viser prisen pr. produkt, og du så opstiller regnestykket for udregning af den endelige pris inklusiv eventuelle rabatter eller ekstrafunktioner.
Eksempler på hvornår, du kan bruge Airtable til automatisering
Lad os sige, at du har lavet en prisberegner i Airtable. Du kan bruge den direkte i Airtable, hvor du fx går ind via din computer eller din mobil, og taster det antal produkter ind, din kunde skal bruge, og så beregner Airtable resultatet til dig med få klik.
Du kan også automatisere processen, fx ved at lave en prisberegner på din hjemmeside, hvor kunden fx via Typeform kan indtaste antal produkter og produkttype. Så bliver informationen sendt fra Typeform til Airtable, der laver beregningen, hvorefter det bliver sendt til hjemmesiden med resultatet. Og evt. i en mail, så kunden kan se og gemme udregningen.
Er du rådgiver, kan du også bruge Airtable til mere komplicerede automatiseringer. Her kan du fx fortælle Airtable, at hvis et rådgivningsforløb starter på en bestemt dato, så vil der hver uge de næste seks uger blive sat noget nyt i gang. De datoer kan Zapier få besked om, og så kan der blive sendt mails ud, der kan blive givet adgang til noget information til kunden på vedkommendes loginside og meget mere.
Der findes i sagens natur mange forskellige typer databaseprogrammer. Skal du fx lave store statistiske beregninger, er SAS et program, der kan håndtere absurde store mængder af data. Mange bruger fx Excel eller Google Sheet, og de kan langt hen ad vejen mange af de samme ting.
De kan lave beregninger, have store mængder af data stående og kan også integreres med andre programmer. Airtable er bygget op med sheets ligesom dem.
Nogle af fordelene ved Airtable er, at du har nemt tilgængelige menuer som grupperinger og filtrer. Du kan hente felter ind fra andre tables i din database, og du kan fortælle Airtable, hvilken type felt, du vil have. Så du kan indsætte checkbokse, formularer, autogenererede numre, ja selv stregkoder.
Introduktion til kompliceret automatisering for vidensarbejdere
Du kender allerede til mange forskellige former for automatiseringer, der hjælper dig i din hverdag. Det er alt fra vaskemaskinen, der automatisk sørger for dit vasketøj, mens du laver mad. Til dit mailprogram, der automatisk sender din mail afsted for dig, når du trykker ‘send’.
Så når vi nu taler automatisering på den måde, vi gør, hvor dine komplicerede arbejdsprocesser er i fokus, hvad vil det så egentlig sige, og hvorfor er det på nogen måde relevant for en vidensarbejder? Derfor starter vi med en definition.
Komplicerede opgaver er en bestemt type opgaver i forskeren, David Snowdens model, Cynefin Framework. Han opdeler alle typer opgaver i simple, komplicerede, komplekse og kaotiske opgaver. Gående fra de allermest åbenlyse, simple klik-og-peg opgaver til de mere og mere komplicerede, for til sidst at blive totalt uoverskueligt og kaotisk. Så ja, kompliceret er mere simpelt end kompleks.
Og det er muligt at arbejde med automatisering af komplekse opgaver, men det er ikke det samme som de komplicerede. Skal du skelne mellem dem i forhold til automatisering, så tænk på de komplekse opgaver som projektopgaverne. Dem, der varierer ret meget fra gang til gang. De komplicerede opgaver er mere strukturerede og har klare kausaliteter mellem sig. Og derfor går vi til dem på en helt bestemt måde, når vi arbejder med automatisering.
Når du automatiserer de komplicerede opgaver betyder det sjældent, at alle opgaverne i forbindelse med arbejdet skal automatiseres. Det frigør tværtimod tid til, at du kan koncentrere dig om kernen i de komplicerede opgaver. Og have tid og overskud, når der for alvor skal træffes beslutninger og al din viden og erfaring er relevant.
‘Kompliceret automatisering’ er automatisering af processer og opgaver i forbindelse med udførelsen af de opgavetyper, der af David Snowdens Cynefin Framework bliver beskrevet som ‘komplicerede’.
Hvorfor er automatisering for vidensarbejdere særligt relevant?
Når vi har et helt afsnit med fokus på komplicerede automatiseringer for vidensarbejdere, er det fordi mulighederne for automatisering ikke har været tilgængelig for langt størstedelen af alle vidensarbejdere. Og at automatiseringen har en enorm indflydelse på kvaliteten af en vidensarbejders arbejde.
De to vigtigste ressourcer for en vidensarbejder er tid og energi. De to ressourcer bliver enormt pressede i det samfund, vi lever i. Den digitale eksplosion af distraktioner er ligesom ecstasy for hjernen, og lige så sjovt og rart som et kig på dagens nyheder, LinkedIn-opdateringer, online surfing efter viden, tjek af Facebook eller SMS fra familie og venner kan være, så er det drænende.
Det samme kan en kommentar fra din leder på Slack eller en anden kommunikationsplatform, en mail med opdateringer fra teamet eller andet arbejdsrelateret. Uanset om det er arbejdsrelateret eller på grænsen til og fuld fornøjelse, så er det det samme: Forstyrrelser, der fjerner fokus fra det vigtige arbejde. Det, du faktisk bliver betalt for at udføre. Og ligesom søvnen, vågner du op fra distraktionerne, og har ingen fornemmelse af, hvor lang tid, der er gået. Tiden er fløjet afsted. Og desværre får du ikke et energiboost af det, ligesom søvnen giver dig. Du bliver umærkeligt drænet for energi. Er du interesseret i de større perspektiver for sammenkoblingen mellem vidensarbejde og teknologi, vil vi anbefale dig at læse artiklen 'Tag styring over teknologien med Decision Intelligence'.
Når du arbejder med automatisering af de komplicerede arbejdsopgaver som vidensarbejder, så tvinger det dig til et fokus på beslutninger og bevidsthed. Bevidsthed om, hvilken struktur, der er bedst i forbindelse med arbejdsopgaverne. Og beslutning om, hvordan de skal udføres, hvor tit og hvornår.
Hvad er automatisering af komplicerede opgaver for vidensarbejdere?
Du kan få meget ud af at automatisere nogle af de helt simple opgaver, du udfører som vidensarbejder. Men der kan virkelig opstå magi, når du begynder at automatisere de mere komplicerede opgaver. Nogle af de komplicerede opgaver vil du kunne automatisere fuldstændig. Andre opgaver vil du kun kunne automatisere delvist. Det kan eksempelvis være, fordi det vil være for risikabelt at automatisere det fuldt ud pga. risikoen for fejl, du skal træffe vigtige beslutninger undervejs, eller at værdien og oplevelsen hos fx en kunde, kan falde drastisk, hvis den menneskelige interaktion mangler.
Et lille eksempel på automatiseret arbejde for vidensarbejdere, er en lille serie af personlige e-mails, der vil være hensigtsmæssige at sende til en kunde, der netop har købt en ydelse, som fx nogle timers rådgivning. Serien af e-mails kunne indeholde links til relevante artikler, adgang til en loginside eller påmindelse om tidspunkt og sted for det aftalte møde. Du ville muligvis ikke have gjort det arbejde tidligere, men have brugt uanede mængder af tid på den ene kunde ud af tyve, der glemmer mødet. Eller besvarelse af de helt fundamentale spørgsmål, som artiklen (eller video’en) kan hjælpe kunden med at forstå.
Fælles for de komplicerede opgaver er, at der er eller kan laves en vis struktur. Og at de samtidig bliver gentaget. Opgaver der aldrig bliver gentaget, vil naturligvis ikke give mening at automatisere.
Værktøjer til din automatisering af komplicerede opgaver
Når vi automatiserer komplicerede opgaver, er det ekstra vigtigt, at du bruger de værktøjer, der har de funktioner, der kan skabe det allerbedste automatiserede forløb. Det skal nemlig tilpasses fuldstændig til de arbejdsrutiner, du har, så det bliver en hjælp.
Zapier er uundværligt til at sammensætte de forskellige programmer med hinanden. Selvom Autopilot er et godt alternativ, og er fantastisk intuitivt at bruge, vil vi virkelig anbefale dig at bruge Zapier. Især muligheden for at kopiere dine automatiserede arbejdsprocesser er en kæmpe hjælp, der kan spare dig uanede mængder af tid. Når du først får automatiseret én proces, vil du hurtigt kunne gøre det samme med de dele af dit arbejde, der ligner til forveksling. Og ikke mindst vil du hurtigt kunne hjælpe din kollega med at opsætte samme systemer, blot med nogle få rettelser.
Airtable er virkelig også værd at anbefale som database, og særligt fordi du har brug for mere komplicerede forløb, er Airtable godt, fordi det giver rigtig mange forskellige muligheder. Arbejder du i et team eller bruger lang tid på at skabe og bevare overblikket, kan vi virkelig anbefale dig at se nærmere på Coda. Et meget avanceret, online skriveprogram, der er mil foran fx Dropbox Paper eller Google Docs i forhold til muligheder, og sammensætning til automatisering.
Typeform vil også være svær at komme udenom for de fleste, fordi du her kan skabe de vildeste spørgeskemaer. Det er relevant i rigtig mange tilfælde, når du først forstår mulighederne. Og i Typeform er bl.a. muligheden for at lave logic jumps (hvis det svar, så hopper du dertil) og meget andet, der gør det til et virkelig stærkt redskab i rigtig mange sammenhænge.
Bruger du ikke de rigtige værktøjer eller sætter det forkert op, risikerer du, at du ikke får brugt de automatiserede processer – i bedste fald. I værste fald vil automatiseringen blive en hæmsko. Og det er bestemt ikke meningen!
Er du vidensarbejder eller leder af vidensarbejdere og er du interesseret i at lære, hvordan du kan automatisere dele af dit arbejde, kan du se vores 'Kursus i automatisering af komplicerede opgaver' med netop dette tema.
Automatisering af dine salgsindsatser skal ses som et fundament af hjælp, hvor du strukturerer og effektiviserer mange dele af salgsprocessen, så du har tid og overskud til det allervigtigste: nemlig den relation og kommunikation, som enhver salgssituation er.
I stedet for at tage dit arbejde, vil automatiseringen frigive tid til dig, så du har mere tid til det, der virkelig batter noget.
Hvor du bygger relationer, finder frem til kundens behov, lukker ordrer og vender tilbage og skaber mersalg og udbygger relationen. Automation for salget er håndplukkede opgaver, du har, som du jævnligt udfører, og som en computer ligeså godt kunne udføre som dig.
De digitale muligheder skal være en hjælp for sælgeren. Bygger du det rigtigt, vil det hverken være en hæmsko eller en tidsrøver (som et CRM-system godt kan have for vane at være det).
Hvorfor er automatisering for sælgere særligt relevant?
Du har som sælger en god bunke ordrer, der skal lukkes. En plan, der skal leves op til. Og den plan er ret vigtigt at leve op til, fordi virksomheden afhænger så meget af den. Hverdagen har ændret sig for mange sælgere gennem de seneste år, især med den måde, som LinkedIn bliver brugt på i dag. ‘Social Selling’ er et nyt og kommet for at blive. Der er blevet vendt op og ned på mange ting, og konverteringsraterne er ikke som de har været. Du skal måske skrive opslag, lave video og podcast. Din branche og din stil kan være forskellig. Men lad os bare sige det som det er: Du har ikke fået mere tid til selve salget. Og det er ikke blevet nemmere at lukke en ordre.
Her kommer automatisering for sælgere ind i billedet. For din tid er blevet endnu vigtigere nu. Og du har brug for al den energi og tid på det vigtige relationsarbejde, du kan. For personlige relationer er blevet en mangelvare, og der har du en fordel. Hvis du bare kan finde tiden ;-)
Med automatisering for sælgere kan du spare rigtig meget tid og samtidig få hjælp til at opretholde den struktur, du har. Så du kan agere så professionelt overfor dine kunder og leads som muligt.
Hvilke typer opgaver kan automatiseres for sælgeren?
Hverdagen som sælger kan være meget forskellig alt efter hvilken branche du er i, og hvilke typer kunder du har. Derfor kan typen af opgaver, der kan automatiseres, være meget forskellig. Du har allerede flere opgaver, der bliver automatiseret i dag. Det har bare været så stor en del af din hverdag så længe, at du sikkert ikke tænker over det længere. Uanset hvordan din hverdag ser ud, vil du sandsynligvis kunne få glæde af automatisering indenfor både det vi kalder ‘simple’ og ‘komplicerede’ opgavetyper.
Tag ikke fejl: Automatisering af de simple opgaver kan sagtens være det, der sparer dig mest tid. En simpel opgave kan være at lave en kalenderinvitation. Eller sende en simpel ‘Tak for mødet’ - mail. Det kan også være en reminder til dig selv om, at det er blevet tid til at kontakte en bestemt person på din kontaktliste eller fra dit CRM-system, fordi du har lovet det.
Det er den type opgaver, der ikke sparer dig tid, men som hjælper dig med at handle professionelt og være den, der har overblikket i relationen. Når du har en automatiseret påmindelse i baghånden, kan du med sindsro love at vende tilbage på et bestemt tidspunkt. Komplicerede opgaver kan være længere forløb, hvor du eksempelvis sender en række af personlige mails til alle eller en målrettet gruppe af dine leads, der fx er et bestemt sted i salgsforløbet.
Det smarte er, at du kan tilføje, slette og ændre i automatiseringerne, så det er tilpasset fuldstændig til dine vaner og måder at arbejde på.
Eksempler på konkrete opgaver, du kan automatisere som sælger
Alt afhængigt af din måde at arbejde på, vil forskellige opgaver give mening for dig. Hele pointen er, at du kan have brug for at automatisere nogle af opgaverne, mens din kollega muligvis vil have bedst af at få automatiseret nogle andre opgaver.
Vi har her samlet en liste over de typiske opgaver, vi har hjulpet sælgere med at automatisere:
Mødeindkaldelse + reminder + kalender
Automatiseret, personlig mail
Automatiseret oprettelse af personligt slideshow
Automatisk udfyldelse af skabeloner fx til tilbudsgivning
Prisberegning
Er du interesseret i at se flere eksempler, har vi samlet en liste på over 100 forskellige opgaver, du kan automatisere. Her er salg, onboarding af kunder og mersalg en stor del af det.
Hvornår giver det mening at automatisere rekrutteringen?
Ansøgningsprocessen kan automatiseres
Styrk dialogen med ansøgere via automatisering
Gør det så nemt, at afslag bliver håndteret professionelt
Hvornår giver det mening at automatisere rekrutteringen?
De fleste helt små virksomheder og organisationer rekrutterer kun engang imellem. Så længe det kun er en eller to gange om året og antallet af kandidater er begrænset, anbefaler vi ikke nødvendigvis, at du skal automatisere processen. Generelt anbefaler vi, at du starter med at automatisere de opgaver, hvor de samme opgaver skal gentages.
Jo oftere de skal gentages, des mere får du ud af at opsætte automatiseringen. Hvis processen bliver ændret radikalt hen ad vejen, er det også svært at forsvare en automatisering. Så overvej, om I har den struktur og proces, I ønsker - eller om det er tid til at se på, om den kunne forbedres - inden du kaster dig ud i at automatisere. Rekrutterer I derimod løbende nye medarbejdere, er det virkelig værd at se på mulighederne for at automatisere det.
Når automatisering giver mening, sparer det ikke kun tid, men styrker også professionalismen og organisationens employerbranding.
Spar tid ved at automatisere ansøgningsprocessen
Selve ansøgningen håndterer I muligvis ved at oprette et stillingsopslag, lade det kommer ud på diverse platforme og så afvente kandidaternes mails i indbakken. Udfordringen er, at I hurtigt kan modtage rigtig mange e-mails, der nemt kan forsvinde i mængden. Det kan også være virkelig svært at bevare overblikket og sortere i de forskellige kandidater.
Det er muligt at oprette en online ansøgningsskema på stillingsopslaget. Den kan gøres specifik for det enkelte job, men den kan også gøres generel, så alle jobansøgninger sker på samme ansøgningsskema. Her kan kandidater både vedhæfte ansøgning, CV og evt. video. Når formularen er udfyldt af den enkelte ansøger, kan I vælge at tilkoble den til en mailadresse, og sætte systemet op til at modtage en mail ved hver ny ansøger. Men det er også muligt at opsætte systemet sådan, at du kun modtager et samlet overblik. Fx med en mail hver dag eller et andet ønsket interval.
Får du mange ansøgere, kan en database virkelig anbefales. Så ryger alle ansøgere automatisk ind på en ny række og evt. allerede sorteret ift. de vigtigste kriterier. Så kan du lynhurtigt sortere og finde de mest oplagte.
Styrk dialogen med ansøgerne via automatisering
Mange virksomheder og organisationer kommer, uden at tænke over det, til at påvirke deres brand negativt i forbindelse med rekrutteringen. Du skal ikke kende meget til dagpengeland for at vide, at en af de ting, der frustrerer jobsøgende allermest er, når de bliver lovet et svar efter en samtale, men aldrig får et. Det er naturligvis dybt beklageligt, men også forståeligt at problemet opstår. For efter modtagelse af et hav af ansøgninger, gennemlæsninger, vurderinger, indkaldelser til samtaler, afholdelse af samtaler og udvælgelse, bliver du hurtigt mør. Når kandidaten er valgt, ryger opmærksomheden lynhurtigt videre til at skabe en god onboardingproces og byde godt velkommen. Og ja, så bliver de andre kandidater glemt i forbifarten.
Har du en database med dine ansøgere, kan du faktisk bygge det sammen med allerede formulerede afslagse-mails og mails til indkaldelse af samtale. Du kan fuldautomatisere det, hvor du bare trykker på en knap, og så ryger mailen direkte afsted med de rigtige datoer, lokation mv. Du kan også bygge systemet sådan, at du kan tilføje ekstra detaljer, hvis du fx ønsker at give kandidaten noget af baggrunden for et afslag.
Automatiseringen kommer på den måde ikke til at gøre processen mere umenneskelig og mekanisk. Tværtimod kan automatiseringen frigive tid og overskud til at gøre det mere menneskeligt og styrke dialogen med ansøgere. Og styrke employerbrandet, så organisationens ry og rygte bevares.
Gør det så nemt, at afslag bliver håndteret professionelt
Når du skal afvise en kandidat, kan du hurtigt bruge rigtig lang tid på det. Både i forbindelse med den første omgang af afslag, hvor du vælger dem ud, der skal til jobsamtale. Men også efter samtalerne. Du kan ved hjælp af Airtable oprette felter, hvor du kan sende en mail ud med et enkelt tryk. På den måde kan du lynhurtigt afvise de enkelte ansøgere, men uden at skulle bruge to timer på at copy-paste mere eller mindre det samme indhold.
Så i stedet for at droppe opgaven, kan du bruge muligheden til at bevare den gode relation til de mennesker, der har givet sig tid til at se på din virksomhed og forholde sig til den. Der er flere muligheder for at bygge det op, så systemet passer til jer, ændre i indholdet på de mails, der skal sendes eller tilføje flere mails, så du har noget at vælge imellem.
Når du selv bygger og styrer systemet, kan du ændre, udvide og indskrænke det, så det kan præcis dét, som letter det arbejde, du har med rekrutteringen. Du kan starte simpelt og tilføje elementer, fx i takt med, at flere og flere skal rekrutteres.
Opgaver du med fordel kan automatisere ved rekrutteringen
Når du rekrutterer er der selve ansøgningsprocessen, håndteringen af ansøgningerne samt afholdelse af samtaler og afslag. Udover selve overblikket, som en database med kandidaterne kan give, så vil du kunne få stor glæde af at automatisere nedenstående opgaver.
Vi har samlet en lille oversigt til dig her med nogle af de opgaver, vi typisk arbejder på at automatisere i forbindelse med rekrutteringen:
Opret online ansøgningskema på stillingsopslag
Opret automatisk mail til dig ved online ansøgning på stillingsopslag
Opret automatisk mail til ansøger ved online ansøgning
Opret system til udsendelse af mails til jobansøgere
Send automatisk mail med indkaldelse til samtale til jobansøgere
Send automatisk mail med indkaldelse til anden samtale til jobansøgere
Send automatisk mail med afslag til afviste jobansøgere
Send automatisk mail med afslag til afviste jobansøgere efter samtale
Send automatisk mail med afslag til afviste jobansøgere efter anden samtale
Send automatisk mail til dig selv til videresendelse med afslag til afviste jobansøgere
Du kan gøre det mere eller mindre kompliceret og tilpasse det fuldstændig til jeres proces. Måske har I flere runder af samtaler til specifikke stillinger. Måske foregår samtalen online. Måske ønsker I at kunne se tilbage og have muligheden for at kontakte ansøgerne senere (indenfor gældende love og regler naturligvis!).
