Actions er alle de automatiserede handlinger som bliver skudt afsted, når din trigger (din startknap) er blevet udløst. Få en introduktion til dem lige her.
‘Actions’ er kort fortalt de handlinger, som du gerne vil have sker automatisk. Det er altså selve det arbejde, du før skulle udføre manuelt, men som et computerprogram nu tager sig af. Blandt andet – men resten kommer vi til længere nede. Du arbejder sådan set med actions hele tiden, når du arbejder i et hvilket som helst computerprogram. Et klik på en knap med din mus fører til, at der ‘automatisk’ åbner en fane med en række funktioner, som du kan vælge med et nyt klik på en knap.
For virkelig at få noget ud af actions, opsætter du dem sammen, så én action sætter gang i en ny action, som sætter gang i en ny osv. Det kalder vi et automatiseret flow.
Rækken af actions startes altid af en trigger. Triggeren er den første handling, der sætter gang i hele række af actions. Præcis som et dominospil, der er stillet op på række efter hinanden, er triggeren den første dominobrik, der vælter. Den sidste action i en række af actions kan dog samtidig godt være det, vi kendetegner som en aktiv trigger, der sætter gang i en ny sammensætning af actions i et nyt flow.
Et automatiseret flow er en samlet række af actions, der bliver startet af din valgte igangsætter, fx udfyldelsen af en formular, din trigger.
En action er en handling, men ligesom i den virkelige, analoge verden, kan der være stor forskel på, hvad en ‘handling’ er for en størrelse. De vigtigste handlinger indenfor automatisering uddyber vi herunder.
Disse typer af actions er de mest simple at forstå: Det er helt konkrete handlinger, som du automatiserer. Det kan være en e-mail, som automatisk udsendes til en ny kunde to dage efter, at vedkommende er blevet ny kunde hos dig.
Et eksempel på en række af denne type actions er, når en potentiel kunde fx udfylder en formular på din hjemmeside. Den information bliver derefter automatisk lagt i en database (fx dit CRM-system). Når informationen lander fra formularen, igangsætter det fx en ny action, der henter fornavnet og flytter det et andet sted i din database. Det navn bliver så automatisk sat sammen med en tekst, der ligger et tredje sted i din database, som til slut sammensættes i et mailprogram og automatisk sendes afsted til den potentielle kunde.
TIP: Når du planlægger et automatiseret forløb kan en fremgangsmåde være at tage udgangspunkt i denne type handlinger. Det er nemlig de handlinger, du normalt har siddet og gjort manuelt, og som lægger fundamentet for hele din struktur.
Når du automatiserer vil du ofte have brug for at manipulere den data, som du allerede har indsamlet. Når dataen er blevet manipuleret, eller bearbejdet, er de klar til dine handlingsbaserede actions. Denne manipulation er også en action, men er ikke ligesom de klassiske actions beskrevet ovenfor. Du finder denne type actions under navne som fx 'formatter', 'delay' eller ‘filter’ i de programmer, du arbejder med, som fx Zapier, Airtable eller Google Sheets. Lad os dykke lidt ned i de mest almindelige muligheder for manipulationer.
Alle de actions i dit flow, som står for omskrivning og bearbejdning af dit data, kalder vi for manipulationer.
Denne form for manipulation formaterer, altså ændrer, den data, du har. Et eksempel på en ‘formatter’ kan være, at du i forbindelse med en tilmeldingsformular indsamler dine respondenters fulde navn. Du vil herefter sende dem en e-mail. Men du ønsker ikke at bruge personens fulde navn, da det ville lyde lidt skørt at skrive: “Hej Morten Andersen”.
Derfor indbygger du en action i dit flow, som sorterer alt andet end fornavnet fra og opretter en ny variabel kaldet ‘fornavn' i din database. Denne variabel kan du nu indsætte i den handling som følger i næste step i dit flow: At udsende en e-mail til personen med vedkommendes fornavn.
TIP: Med formatter kan du gøre interaktionen med dit flow mere simpelt udadtil, så den der tilmelder sig fx ikke behøver skrive fornavnet i ét felt og efternavnet i et andet.
Delays sætter automatiseringsprocessen på pause. Med dem kan du udsætte eller sætte dit flow på pause i et tidsrum, du selv bestemmer, og det sker automatisk som en del af dit flow. Det er eksempelvis det, der sker, når du opsætter et automatiseret mailflow med en række e-mails, som nye tilmeldte til et nyhedsbrev modtager over en periode. Når flowet når til din delay action sætter den simpelthen de resterende actions på pause i et par timer, dage eller uger, før de så bliver sat i gang.
Ved brug af filtrering (filter) og veje (paths) kan du fortælle dit flow, at hvis A sker (fx at en person tilmelder sig i din tilmeldingsformular på din hjemmeside på en lørdag), så skal dette særlige B køres. Fx at vedkommende først får en hilsen fra dig om mandagen. Du filtrerer altså dit flow og lader det kun køre, hvis en særlig betingelse er opfyldt.
Du kan fx have en tilmeldingsformular, hvor de besøgende på din hjemmeside kan downloade et White Paper. Men du vil sørge for, at personer, som aldrig tidligere har downloadet noget hos dig, samtidig gemmes under 'Leads' i dit CRM-system. Mens personer som du allerede har oprettet under 'Leads', jo ikke skal skrives ind to gange. Derfor fortæller du flowet, at HVIS personen ikke fremgår af listen 'Leads' (som du helt konkret finder ud af gennem et 'lookup') i dit CRM-system, skal vedkommende oprettes.
TIP: Det er med 'filter' og 'path' muligt at bygge mere komplicerede forløb, så forløbet opleves forskelligt afhængigt af, hvilken vej, du går. De er gode til mere komplicerede opgaver, der kan kræve menneskelige beslutninger undervejs, og til at arbejde med segmentering af fx kundegrupper.
