Flows er din automatiseringsmaskine: dine handlinger på autopilot, som du tidligere skulle foretage manuelt. At bygge dem smart, er det som det hele handler om.
Dine flows er dine automatiseringsforløb. Det er simpelthen samlingen af en række handlinger, vi kalder actions, som du tidligere foretog manuelt i forbindelse med en opgave. Dit flow kan både være meget langt og bestå af en lang række handlinger efter hinanden. Det kan også være kort. Og du kan sammensætte et helt træ af forskellige små flows, hvor hvert mindre flow går ud som grene. Og som bliver sat i gang eller afholdt fra det, alt efter den specifikke situation. Et flow består altid af en trigger, der starter dit flow af actions, som du har bestemt på forhånd. Og som sker automatisk hver eneste gang, din trigger starter.
Du er vant til, at softwareprogrammer automatisk sætter gang i handlinger, når du bruger det. Et automatiseret flow kan bestå af flere rækker af handlinger i flere forskellige programmer, der taler sammen, over en periode. Det gør, at der pludselig er hele opgaver du ikke behøver udføre mere: Du behøver ikke engang åbne programmet eller tænke på det :-)
Magien opstår, når du tilpasser dine flows til dine arbejdsopgaver, så du helt eller delvist kan overlade dem til en computer. En computer, der er langt hurtigere, mere fejlfri og hverken har brug for søvn eller mad end vi har.
Der skal altid være en trigger, der sætter dit flow i gang. Triggeren kan være et tryk på en knap, en formular der bliver udfyldt, en mail der lander i en indbakke osv. Du kommer simpelthen ikke uden om dem. Og tænker vi over det, så er det også ret smart, for det er meget rart at have hånd i hanke med processerne. Ligesom en opvaskemaskine kun går i gang, når du beder den om det, så går dit flow først i gang, når du har besluttet det. Det, der kaldes en aktiv trigger kan også sætte et flow i gang. Du kan læse om aktive og passive triggere i vores artikel om triggere lige her.
Når triggeren har sat ind, går der en masse handlinger i gang. Det er dem, vi kalder actions. Når du automatiserer, er det altså disse handlinger, som følger en klar procedure, der bliver varetaget for dig i dit flow. Det kan være alt fra at sende en mail til en ny kunde ved et køb, indsætte dataen i dit CRM-system til at sende dig en besked om at følge op på kunden efter en periode.
Det er vigtigt at bevare overblikket, så du altid ved, hvilke flows du har, hvad der sætter dem i gang, og ikke mindst hvornår og hvorfor de bliver sat i gang.
Når du arbejder med IT kan alt lade sig gøre. Det er helt fantastisk, men det kan også skabe udfordringer. Der er derfor ingen grænser for, hvor lange, krøllede og ligefrem tåbelige sammensurium af actions, du kan sætte sammen. Der er meget, der kan gå galt. Du har sikkert prøvet at få en automatisk mail, du ikke skulle have fået. Dit flow kan også blive så langt og uoverskueligt, at du ikke ved, hvor du skal gå ind og ændre eller rette i det, hvis proceduren fx ændrer sig.
Prøv at tænke et godt flow som et godt regnestykke. Ligesom ligninger i matematik kan være lange og uoverskuelige, men kan gøres langt mere simple, hvor resultatet er det samme. Uanset om ligningen er simpel eller lang og forvirrende.
De bedste flows er bygget solidt op uden for mange krumspring. Består en arbejdsopgave, du ønsker at automatisere, af mange handlinger, kan du bygge flere små flows. Dem sætter du sammen ved hjælp af aktive triggere, der automatisk sætter det efterfølgende flow i gang, når et flow er slut.
TIP: Når en proces skal automatiseres er det et godt tidspunkt at spørge, om I gør det på den rigtige måde, eller om processen skal være anderledes – eller måske helt kan undværes!
Der findes selvsagt ikke et eksakt tal, der kan besvare det spørgsmål helt simpelt. Vi vil dog til enhver tid sige, at det er bedre med ét, simpelt, velbygget flow, og måske en række af mindre velbyggede flows, end at vi anbefaler at bygge store, uoverskuelige maskiner.
En rekrutteringsproces eller onboarding af nye medarbejdere består eksempelvis af en lang række forskellige opgaver. Flere af dem kan automatiseres, men de behøver ikke at blive opsat som ét samlet flow. Du kan godt bygge ét stort flow, men opdelingen skaber nogle muligheder. Eksempelvis kan du altid slukke et mindre flow, hvis du skulle have brug for at ændre noget, uden du slukker for de andre, som så stadig kører videre. Eller du kan stoppe et eller flere af dine flows, hvis noget usædvanligt og uventet dukker op (som jo har det med at ske i den virkelige verden!). Så kan du slukke et flow, men også nemt starte det næste flow det rigtige sted, når det giver mening igen.
I selve programmet, hvor du bygger dine flows, kan det også være nemmere at søge på dine flows og bevare overblikket, hvis du deler dem op. Det er også muligt i fx Zapier at kopiere et flow, så du kan bruge dem igen i en anden, lignende sammenhæng. Her er det også langt bedre og mere fleksibelt at arbejde med, når du har mindre flows.
HUSK: Da vi arbejder med software, og vi lever i en verden, hvor der er opdateringer i de forskellige programmer hele tiden, vil der altid være en smule arbejde med at vedligeholde dine flows.
Du kan både arbejde dig forlæns og baglæns, når du planlægger dine flows. De to metoder kan begge være fine, men er lidt forskellige, og du vil muligvis opleve, at den ene metode er bedst i én sammenhæng, mens den anden fungerer bedst i en anden.
Bruger du den baglæns metode, planlægger du dit flow ved først at beskrive de simple handlinger, du udfører, når du arbejder med opgaven manuelt. Når de er beskrevet, går du tilbage og tilføje de manipulationer, som du skal bruge for at bygge flowet. Manipulationerne kan fx være, at du sætter en forsinkelse på et par timer, inden en mail bliver sendt. Læs evt. mere om de forskellige typer af manipulationer her.
Står du for at bygge automatiseringerne i din virksomhed eller organisation, kan det være en god fremgangsmåde, da det for den enkelte medarbejder i første omgang kan have lettere ved at beskrive opgaverne først, og så hvordan de bliver udført efterfølgende. Det kan også være en god fremgangsmåde, hvis der fx er tvivl om, hvilken trigger, der skal starte flowet, eller hvis du har at gøre med et kompliceret træ af flows, der indeholder betingelser undervejs.
Når du skal automatisere en proces, der er fuldstændig klart beskrevet, eller du kender den i detaljen på forhånd, så kan du bruge metoden, hvor du går forlæns. Så tager du ét skridt ad gangen og går hele tiden fremad, mens du indsætter alle triggers og actions ind fra start. Når du har bygget mange flows og er vant til de mange forskellige processer og arbejdsopgaver i din organisation, kan det hurtigt blive din foretrukne fremgangsmåde.
TIP: I programmet Zapier bliver et automatiseret flow kaldt for en ‘zap’.
