Her er overblikket over de tre typer opgaver, du kan og bør automatisere som vidensarbejder, når du skal i gang med at planlægge din automatisering.
Når du begynder at systematisere dine opgaver som vidensarbejder i sådan en grad, at du kan begynde at automatisere dem, så er planlægningen afgørende.
David Snowdens model om de fire opgavetyper er her et godt sted at starte, fordi det tvinger dig til at se dine opgaver fra et helikopterperspektiv og begynde at kunne lægge dem som puslespilsbrikker i planlægningen. Og ligesom ethvert vellykket puslespil, har det betydning for succes, at du lægger hjørnebrikkerne dér, hvor de skal ligge. Og ja, de andre brikker lige dér, hvor de skal ligge..
For at kunne planlægge og gennemføre en vellykket automatiseringsproces, er selve typen af arbejdsopgaver på samme måde afgørende for, hvordan vi håndterer den, når der skal automatiseres. Og ja, hvorvidt vi med vores tilgang får succes med projektet eller ej.
Som vidensarbejder har du mange opgaver, der kræver din fulde opmærksom. Som kræver, at du forholder dig til den enkelte situation, træffer beslutninger og tager stilling. Din identitet som vidensarbejder er stærkt hægtet op på den type opgaver, og derfor kan det være svært at få øje på de simple opgaver, som en del af dit arbejde også består af. Men de kan virkelig være vigtige for dig at arbejde med som vidensarbejder. For når du udfører dem smart og automatiserer det, der kan automatiseres, så kan det spare dig tid og energi til det ‘rigtige’ arbejde. Eksempler på simple opgaver kunne være at skrive enslydende tekster, indsætte tekster fra ét sted til et andet, oprette to-do-lister og rapportere.
Et program som Textexpander kan hjælpe dig med at indsætte skabelontekster lynhurtigt, og vil give din tastning og brug af ti-finger-systemet superkræfter. Arbejder du som tekstforfatter eller skal oprette og indsætte tekster på hjemmesider, kan det at anvende programmet Coda spare ufattelige mængder af tid med at vælge h1, h2, quotes mv. Du kan opsætte et system, der kan sende en mail til din to-do-liste i Trello eller Evernote. Giv din leder besked om, hvor langt du er i processen ved at opsætte automatiseret indrapportering.
Fælles for de simple opgaver er, at du tager dig noget tid til at lære det og sætte det op, og så vinder du til gengæld lynhurtigt tiden ind igen (og mere til).
De komplicerede opgaver i Snowdens model, Cynefin Framework, skal ikke forveksles med de komplekse. Dem kommer vi til. De komplicerede er dem, hvor du til en vis grad kan strukturere store dele af dem. Der vil sandsynligvis være vigtige steder undervejs, hvor du skal træffe beslutning, og hvor det vil gå helt galt, hvis du forsøger at fuldautomatisere processen. Men langt det meste indhold kan faktisk struktureres, fx rådgivningsforløbet af dine klienter foregår altid på stort set samme måde. Altid med nogle få tilføjelser og tilpasninger, men i det store og det hele, er det meget det samme.
Når du opsætter automatisering af dine komplicerede opgaver, er det vigtigt at lave dine flows så korte, at du kan styre dem og vide, hvorvidt du skal gøre brug af aktive eller passive triggere i de enkelte tilfælde. Du vil få brug for programmer, der kan hjælpe dig med at opsætte betingelser på dine forløb, så de er fleksible. Så ja, automatiseringsprocessen af komplicerede opgaver er mere kompliceret end de simple! Typeforms mulighed for brugen af logic jumps er et eksempel, men også Airtable er virkelig værd at se nærmere på, når tingene bliver komplicerede.
Eksempler på komplicerede opgaver som vidensarbejder er et rådgivningsforløb, medarbejderundersøgelse og onboarding for medarbejdere eller kunder.
De komplekse opgaver er mere komplekse end de komplicerede. Her varierer indholdet så meget, at det ikke er nok at sige, at du har 2, 3 eller 5 forskellige valgmuligheder en eller flere gange i løbet af processen. Indholdet på opgaverne er nemlig så forskellige, at du altid skal ind over og arbejde med det. Komplekse opgaver er mere projekter. Tænk fx på en rapport eller analyse, der altid ser nogenlunde ens ud med en indledning, nogle afsnit og en konklusion. Indholdet vil variere, men rammen er den samme.
De komplekse opgaver er ikke nødvendigvis sværere at automatisere, men de skal bare automatiseres på en anden måde. For her sker automatiseringen af rammerne, så de bliver en hjælp til dig. Du opsætter simpelthen rammerne omkring dine projekter, så du kan bevare overblikket. Dit system hjælper dig med, hvornår du er i fase 1, fase 2 og skal videre til fase 3. Undervejs skal du måske beslutte, om du skal vælge a, b eller c (eller noget helt fjerde). Så skal du huske at tilføje det her, som altid skal med. Herefter skal du vælge mellem 10 forskellige muligheder. Og så til slut tilføje det her, som altid er helt unikt for det enkelte projekt.
Når du kører et enkelt projekt kan det være nemt nok at bevare overblikket. Men kører du mange projekter samtidig eller har mange andre opgaver ved siden af dit projekt, er det guld værd at få hjælp til at huske deadlines mv. undervejs.
