Er det blevet tid til at automatisere modtagelsen af jobansøgninger? Læs artiklen om, hvordan du sparer tid på modtagelsen af ansøgninger lige her.
Arbejder du i en virksomhed eller organisation, hvor antallet af nye medarbejdere begynder at blive en vedvarende opgave? Så kan det være en rigtig god idé at overveje at automatisere modtagelsen af jobansøgninger. Du kan naturligvis vælge at oprette en mailadresse kun til formålet, så ansøgningerne ikke lander blandt alle dine andre e-mails. Men der er virkelig muligheder for at gøre processen nem og overskuelig samt tilpasset jeres behov, hvis du arbejder en smule mere med modtagelsen end blot at oprette en mail til formålet.
Skal du automatisere processen med modtagelsen af jobansøgninger, kan du oprette en underside til formålet. Det kan både være på jeres eksisterende hjemmeside, men det kan også være en simpel hjemmeside specifikt oprettet til formålet. På denne side kan du oprette en formular. Til formålet kan du hente en formular ind fra Airtable på din hjemmeside. Du kan også bruge Typeform, Google Forms, Microsoft Forms, Zoho Forms eller et andet program til at lave formularen med.
Overvej dine felter nøje. Nogle af de store danske virksomheder bruger allerede formularer. Her er det gjort lidt besværgeligt at søge jobbet for den enkelte ansøger, fordi der er mange forskellige felter, der skal udfyldes. Alt efter hvor eftertragtet et job, du har med at gøre, og hvor mange eller få ansøgere, du forventer at få, kan du skrue op og ned for antallet af felter. Den helt simple indeholder et felt med det fulde navn, et felt til at uploade ansøgningen og et felt til at uploade CV’et. Skal ansøgeren fx indsætte sit CV som et rent tekststykke i stedet for at uploade, tager det længere tid for ansøgeren. Og al layout samt billede udebliver.
Det kan være en god idé at bruge et program til at sikre, at det er et menneske, der udfylder formularen. Så såkaldte trolls ikke udfylder, og du pludselig står med en masse falske ansøgninger, du skal til at sortere væk.
Hvordan du designer tilmeldingen afhænger meget af, hvor mange nye jobs, du har. Kommer de enkeltvis og løbende? Eller søger du flere kandidater samtidig? Især hvis du har flere forskellige jobåbninger på samme tid, kan det være en god idé at overveje, hvordan du bygger tilmeldingen op på hjemmesiden. Måske har du nogle stillinger, der altid kommer mange ansøgere på, og andre, hvor der kommer få.
Der er grundlæggende disse forskellige muligheder:
Det kan være en god idé at holde det simpelt fra start. Du kan altid udvide, hvis det giver mening. For mange felter kan skabe forvirring, og smarte funktioner der ikke bliver anvendt, vil blot ende med at skabe forvirring.
Når ansøgerne har udfyldt formularen og trykket ‘send’, kan det være en god idé at give en kvittering for modtagelsen. Så slipper du for e-mails fra utrygge kandidater. Det kan både være en kvittering på skærmen, som kommer automatisk efter udfyldelsen eller en e-mail.
Du kan samtidig sætte systemet op, så du modtager en e-mail, hver gang der er en ny kandidat, der har udfyldt formularen. På den måde kan du hele tiden følge med i, hvor mange ansøgere der er. Ved hjælp af Zapier kan du simpelthen sikre, at det sker hver eneste gang formularen bliver udfyldt. Får du flere hundrede ansøgninger til et stillingsopslag, kan det dog være rart at modtage et overblik over de modtagne mails, så du ikke får så mange mails. Du kan fx få en mail med et samlet overblik én gang om dagen eller én gang om ugen.
Det kan også være en rigtig god idé at samle ansøgningerne i en database. Læs evt. vores artikel ‘Lad computeren sortere ansøgerne for dig’.
