Forstå Zapier og de mange forskellige begreber, og få svar på, hvad blandt andet en Zap, en trigger og en task er for en størrelse.
Er Zapier helt nyt for dig og du ikke er IT-udvikler, vil der være flere begreber, du mulighvis ikke har hørt før. I denne artikel vil vi sætte dig lidt ind i Zapiers univers, så du undgår blanke øjne, når du hører sætninger som: “Jeg opsætter lige en zap på det”. Og at du har en nogenlunde idé om, hvad du skal svare, når du får spørgsmål som: “Men hvad skal triggeren så være?” fra Zapier-eksperten, der forsøger at hjælpe dig med at automatisere noget af dit arbejde.
Hvis du er ny til automatisering kan vi godt forstå, hvis du liiige skal have uddybet et par detaljer. De vigtigste for at forstå automatisering har vi samlet til dig her.
Når du skal automatiseret en række af småopgaver, der tilsammen løser en samlet opgave, sættes det op i et flow. Et flow er det forløb af opgaver, der bliver udført automatisk. Hver enkelt automatiseret opgave i sig selv er fint, men det er især, når det bliver opbygget som et flow, at du ofte ser de helt store tidsbesparelser og hjælp i hverdagen.
Det kan fx være, at en ny kunde tilmelder sig et online kursus på din hjemmeside. Så snart formularen er udfyldt kan det sætte gang i et flow, som beskrevet nedenfor.
Vil du gerne have tre uddybede eksempler på, hvad automatiserede flows gennem Zapier kan være, så vil vi anbefale dig at læse artiklen: “Tre eksempler på tidsbesparende automatiserede flows ved hjælp af Zapier”.
Zap’en er virkelig det, der skaber magien, og selvom det er cliché, så er den kun fantasien og kreativiteten, der sætter grænserne.
Når en Zap kører, så er alle de handlinger, som din Zap består af, det, som kaldes actions. En klassisk action er, når der bliver overført noget data fra ét program til et andet. Fx din mail bliver aktiveret til en kalenderbegivenhed, når du trykker på stjerneikonet i din Gmail for Business.
Der findes dog også andre former for actions, og det er virkelig med til at gøre det muligt at automatisere ting, du muligvis slet ikke havde overvejet. Det er nemlig muligt at bede Zap’en om at vente lidt med den action, der kaldes ‘delay’, altså ‘forsinkelse’. Du kan også filtrere med ‘filter’ eller skabe veje med ‘paths’, hvor dit flow kan gå i forskellige retninger alt afhængig af de betingelser, du har sat op i din zap.
Når du først har fået styr på de forskellige typer actions, begynder mulighederne for alvor at åbne sig i Zapier.
Du skal altid bruge noget, som trigger det, der sætter din Zap i gang. Det kan være rigtig mange forskellige ting. Fx når du trykker ‘send’ i en e-mail i dit mailprogram. Eller når der bliver trykket på en knap på din hjemmeside. Det kan også være, at du trykker en checkbox af i dit databaseprogram. Uanset hvad er der tale om en handling, som ryger ind i Zapier og sætter det hele i gang.
En trigger er faktisk en form for action, men ja, det er en helt særlig form. Du kan både have aktive og passive triggere, og så kan de som sagt tage mange forskellige former. Du kan have mange Zaps med mange triggere eller få Zaps med få triggere.
Tænker du dit flow som en lang række af dominobrikker, der er stillet op efter hinanden, så er triggeren den allerførste brik, der falder og er altså dén, der igangsætter den lange række af væltede dominobrikker.
