Zapier er et stærkt integrations- og automatiseringsværktøj, men hvad kan det egentlige automatisere, sådan helt konkret? Her er tre helt konkrete eksempler.
Du kender det alt for godt: Du modtager en mail med et hav af vedhæftede filer. Fx billeder, tekster, PDF’er - you name it. Og det er fint nok en enkelt gang at hente dem ned på din computer, hvorefter de skal lægges op i din Cloud. Men modtager du filer mere end et par gange om dagen, kan du spare ufatteligt meget tid ved at lade Zapier hjælpe dig med at gemme de vedhæftede filer helt automatisk.
Du kan både lade de vedhæftede filer lande i din Cloud altid, men du kan også sætte forskellige conditions op, dvs. betingelser for, hvornår filerne må eller ikke må lande der. Det kunne fx være, at du kun vil have uploadet billedfiler, mens resten bare skulle blive i mailen.
Det er også en gave at have dem samlet i skyen, så du kan finde dem nemt igen i stedet for at gennemsøge din indbakke.
Mange af os bruger vores mails som en slags to-do-liste, men det er langtfra optimalt. Har du et to-do-program er sandsynligheden stor for, at du bruger noget tid på at kopiere opgaverne i dine mails i dit program. Det behøver du faktisk ikke gøre!
Det er klart, at du hurtigt mister overblikket (og pusten), hvis du pludselig modtager samtlige mails omformet til to-do-lister. For nej, de skal naturligvis ikke alle lande dér.
Når du er i din indbakke og har en mail med en række opgaver, du vil overføre, så trykker du bare på stjerne-tegnet i Google, og så går det automatiserede flow i gang, og du kan gå til dit to-do-program og arbejde løs :-)
Som leder er fedt at få viden om fx hvor meget salgsteamet har solgt for den seneste uge, så du kan holde øje med, om I når jeres målsætninger. Det kan også være vigtigt at følge med i dit team eller dine fem teams’ fremgang.
Det kan dog være tidskrævende at samle og sammensætte informationerne og skabe et samlet overblik. For det er fint at modtage alle salgsfakturaer, men det løber jo op i løbet af en uge, og der er jo ingen grund til at bruge tid på at samle dem sammen (hverken for dig eller nogen anden i dit team).
Så hvorfor ikke få Zapier til at samle informationen for dig og give dig en mail med hele overblikket samlet?
Der findes vitterligt et hav af muligheder for automatiserede flows. Præcis hvordan du bygger dem op, og hvorvidt det kræver den store eller lille udgave af et program som fx Gmail for Business, afhænger af de enkelte programmer og de ønsker, du har.
