Lær at automatisere dine komplicerede opgaver på en måde, så du stadig styrer dem, og undgå at glemme de vigtige småopgaver, når nye prioriteter banker på.
Som vidensarbejder kan det være usædvanligt svært at bevare overblikket og være vedholdende. Selvom man i et team har besluttet sig for, at man altid skal gøre X eller Y, kan andre prioriteter hurtigt stå i vejen. Ofte er der særlige ekstraopgaver eller hele projekter, man skal tage sig af, eller også bunker opgaverne sig sammen og vælter læsset. Så ryger alle strukturer hurtigt, og følelsen af at blive overvældet banker i stedet hårdt på døren.
Et eksempel på en velkendt opgave for mange vidensarbejdere, der hurtigt bliver overset, er, at man glemmer at give jobansøgere besked om, at de ikke fik jobbet. Der findes utallige eksempler på tilsvarende opgaver for vidensarbejdere, og det her er bare ét af dem. Når du undlader at give jobansøgere en lovet besked, som i dén grad er vigtig for den enkelte, giver det et super dårligt indtryk især hos dem, der var til samtale, og fik at vide, at de ville få besked fx indenfor en uge.
Den gode nyhed er, at du kan automatisere denne type opgaver. Og så bliver de så lette at udføre, at du ikke engang skal tænke over det, når du sidder midt i virvaret af samtaler, ansøgere, enneagram-profiler, beslutninger, der skal træffes og arbejde der skal gøres.
Lad os sige, at du samler dine ansøgere i en database. Du kan starte helt simpelt og bare selv føre dem derover. Eller du kan lave en formular, som alle ansøgere skal udfylde på jeres hjemmeside, og så ryger de automatisk ind i databasen. Herinde har du et overblik over alle ansøgere. Du kan se deres CV og profiler. Dem der skal inviteres til samtale, klikker du bare af, og så modtager de automatisk en mail med en invitation. Resten får en anden mail, hvor de bliver afvist på en sød og venlig måde. Efter samtalerne ser du og eventuelt dine medarbejdere på de forskellige kandidater. Måske skal nogle af dem til en samtale mere. Hvis det er jeres forløb, kan det tilføjes den automatiserede proces. De får en mail, alle andre får en anden mail. Med et enkelt klik.
Når du beslutter dig for, hvordan rekrutteringsprocessen skal være og du herefter bygger et system, der hjælper med at implementere det, begynder du at arbejde med det, vi kalder ‘Decision Intelligence’, som er næste skridt indenfor automatisering, AI mv.
Nu har du haft de sidste samtaler, og der er travlt med at få onboardingen godt på plads. Hun skal fx have medarbejderlogin, mailadresse, computer og der skal købes blomster. Og midt i det hele har du glemt de andre ansøgere. Men så får du en mail efter den valgte deadline for valg af kandidat til jobbet. Her er der et link til databasen og en sød påmindelse om, at de andre ansøgere skal have et venligt afslag, evt. inklusiv en begrundelse for fravalget. Har du for travlt til at udføre opgaven, vil du efter nogle timer eller et par dage få en ny mail, fordi systemet kan se, at du ikke har udført opgaven. Alt det kan du lægge ind i dit system.
Læg mærke til, at der både er opgaver, som du kan automatisere fuldt ud, men også opgaver, der kræver dig og din opmærksomhed. Du behøver ikke huske på, at du skal vende tilbage til de afviste ansøgere. Systemet hjælper dig, så du kan bruge din energi på at onboarde den nye medarbejder på en god måde. Dele af den proces kan også automatiseres, men det er en anden historie ;-)
