10 automatiserede flows, du kan lave med Zapier

1. Udfyldelse af kontaktformular efterfulgt af flow

Sådan sætter du en kontaktformular op på din hjemmeside, som automatisk sender dig og din kontakt en mail, når den bliver udfyldt.

Trigger: Lead udfylder formularen og trykker herefter på ‘Send’-knappen.

1. Action: Dataen fra formularen sendes automatisk til databasen.
2. Action: Mail med kontaktoplysninger sendes automatisk til din indbakke med link til leadet i databasen.
3. Action: Databasen filtrerer automatisk fornavnet fra resten af navnet og danner en ny række
4. Action: Den nye række i databasen sammensætter mailtekst til leadet fra databasen med fornavnet
5. Action: Der sættes et delay på 6 minutter efter udfyldelse af formular.
6. Action: En personlig mail fra dig sendes til lead’et.
7. Action: Delay på 2 timer.
8. Action: Mail sendes til dig med reminder om at kontakte det nye lead.
   

Anvendte tools: Zapier, Airtable, Webflow, Outlook

‍

2. Send dokument automatisk til korrekturlæser

Du har en type af tekster, der altid skal korrekturlæses, inden de bliver lagt op på din hjemmeside eller sendt ud på de sociale medier. Denne automatisering sparer dig tid og hjælper dig med at gennemføre processen på samme måde hver gang. Inden automatiseringen starter: Du opretter et Trellocard og uploader dine dokumenter eller indsætter den korte tekst.

Trigger 1: Du flytter dit Trellocard til en række, du fx har kaldt ‘Send til korrektur’.

1. Action: En mail bliver sendt til din korrekturlæser med link til Trellokortet.
   

Trigger 2: Efter korrekturlæseren har læst og uploadet eller indsat den rettede tekst, flytter han eller hun kortet til en anden række, fx med navnet ‘Rettet af korrekturlæser’.

1. Action: Du modtager en mail i din indbakke med link til Trellokortet og den rettede tekst.
   

Anvendte tools: Zapier, Trello, Gmail for Business

‍

3. Automatisk oprettelse af dagens opgaver

Du skriver selv eller modtager en mail fra din leder med opgaver, du skal udføre. I stedet for at bruge tid på at kopiere opgaverne ind i dit to-do-program, kan du få det gjort automatisk for dig.

Trigger 1: Du stjernemarkerer den udvalgte mail i din indbakke

1. Action: Indholdet i din mail bliver sendt til Trello
2. Action: Trello opretter et Trello-card, hvor indholdet i din mail er lavet om til en to-do-liste

Trigger 2: Når alle opgaverne er udfyldt, flytter du dit Trellocard til en række, du fx kalder ‘Done’

1. Action: Din leder (eller dig selv) modtager nu en mail med et overblik over de færdige opgaver og et link til Trellocardet
   

Anvendte tools: Zapier, Trello, Gmail for Business

‍

4. Automatisk hjælp ved afholdelse af møder

Du skal holde et møde, og du har styr på indkaldelse og automatisk oprettelse af kalenderbegivenhed hos dig selv og din mødedeltager. Men hvad med en reminder, en dagsorden, dit slideshow og et overblik, så det er nemt at forberede dig? Det kan du automatisere sådan her.

Trigger: Start flowet ved at indsætte kontaktoplysninger på mødedeltager, evt. dagsorden, tid og sted i en formular i Airtable og tryk ‘send’.

1. Action: Oprettelse af slideshow med kontaktoplysninger automatisk indsat
2. Action: Delay indtil 24 timer før mødets afholdelse.
3. Action: Personlig mail udsendes til mødedeltageren med reminder om mødetidspunkt og sted 24 timer før afholdelse.
4. Action: Delay 2 timer før afholdelse.
5. Action: Personlig mail udsendes til mødedeltageren med reminder om mødetidspunkt og sted 2 timer før afholdelse inkl. dagsorden og evt. link til online mødelokale.
6. Action: Du modtager en mail to timer før mødets afholdelse med kontaktoplysninger, dagsorden, evt. link til mødelokale samt link til det nyoprettede, personlige slideshow.
   

Anvendte tools: Zapier, Airtable, Webflow, Outlook

‍

5. Oprettelse af ny kunde ved nyt online køb

Du har et forløb, et kursus eller noget andet, som potentielle kunder kan tilmelde sig online. For at sikre opdaterede lister og at alt kører på en snor, kan det være guld værd at automatisere et flow.

Trigger: En ny kunder har udfyldt en formular på din hjemmeside og trykker ‘Tilmeld’.

1. Action: Kunden modtager en mail med en automatisk ordrebekræftelse og en oversigt over, hvad der er købt.
2. Action: Du modtager automatisk en mail med besked om kundens tilmelding.
3. Action: Kundens oplysninger tilføjes som en ny række på din oversigt over deltagere i din database.
4. Action: Der bliver lavet et lookup, hvor databasen tjekker om kunden er i dit CRM-system
5. Action: Er kunden ikke i dit CRM-system i forvejen, indsættes personens kontaktoplysninger automatisk.

Passiv trigger: Igangsætter på betingelse af ny kontakt i CRM-system med en mail til dig med en velkomstmail til den nye kunde, som du kan ændre i ved behov og sende til den nye kunde.

Anvendte tools: Zapier, Airtable, Gmail for Business, Webflow

‍

6. Få automatisk referencer fra nye kunder og læg på hjemmesiden

Du får løbende nye kunder, men glemme ofte at bede om at få feedback og referencer, som du kan bruge på din hjemmeside. Faktisk bliver det ofte et helt projekt at få det gjort. Men på det tidspunkt er der mange kunder, der er i gang med meget andet og ikke får svaret. Det kan du opsætte automatisk, så du får referencer fra nye kunder løbende, og de automatisk ryger ind på din hjemmeside.

Trigger 1: Du leverer til kunden i og med at du trykker ‘Send’ i en kontaktformular med leveringen. I kontaktformularen har du klikket på en checkbox, hvor du klikker af, at kunden er ny, og flowet bliver startet.

1. Action: Der oprettes en ny række med kontaktoplysninger på din nye kunde i din database.
2. Action: Der igangsættes et delay på 25,5 time efter levering.
3. Action: Der oprettes et personligt spørgeskema, som henter kundens oplysninger for at lette kundens udfyldelsesarbejde
4. Action: Kunden modtager en personlig mail fra dig med link til spørgeskemaet, hvor du beder om feedback
5. Action: Filter: Der bliver lavet et lookup, hvor systemet tjekker, om kunden har udfyldt spørgeskemaet. Er det ikke sket, vil du (eller kunden) modtage en mail med reminder.
   

Trigger 2: Når kunden har udfyldt og trykket ‘indsend’ ved udfyldelse af spørgeskema.

1. Action: Du modtager en mail med besked om, at spørgeskemaet er udfyldt og den tekst, hvor kunden har afgivet reference (hvis du fx også spørger om andre ting til generel feedback omkring købet). I mailen er et link til databasen, hvor du kan godkende eller afvise referencen.

Trigger 3: Du godkender referencen ved at trykke på en checkbox i databasen.

1. Action: Referencen bliver sendt til dit hjemmesideprogram, hvor den automatisk bliver indsat på den måde, du har valgt.
2. Action: Du eller din webredaktør modtager evt. en mail med reminder og link til hjemmesiden for at opdatere den.

Trigger 4: Næste gang hjemmesiden bliver opdateret vil referencen automatisk blive synlig på hjemmesiden.

Anvendte tools: Zapier, Typeform, Airtable, Gmail for Business, Webflow

7. Automatisk levering af produkt til kunde

Du skal levere dit produkt eller din ydelse til en kunde, og i den forbindelse er der en hel række småopgaver. Hvorfor ikke opsætte dem automatisk, så du ikke behøver bruge tid på det og det samtidig kommer til at køre fuldstændig struktureret hver eneste gang?

Start med at oprette en database med en række beskrivelser ifbm. leverede projekter, ydelser eller produkter

Trigger: Udfyldelse af formular ved levering, fx i Airtable. Du udfylder kontaktoplysninger eller vælger kunden i formularen.

1. Action: Kontaktoplysningerne på kunden bliver lagt ind i en ny side i databasen.
2. Action: Dokument bliver oprettet og henter automatisk leveringstekst samt kundeoplysninger.
3. Action: Mail oprettes automatisk til kunde med leveringsdetaljer i det vedhæftede dokument.
4. Action: Du modtager mail med faktureringsdetaljer.

Anvendte tools: Zapier, Airtable, Gmail for Business

‍

8. Automatisering af rådgivningsforløb

Nu kommer der en stor én. Men det kan du godt klare, ikke sandt!? Værdien er kæmpe stor her, fordi det sædvanligt er noget, som du slet ikke vil automatisere, men som kræver megen tid. Lad dig ikke skræmme af størrelsen på flowet, men se det i stedet som et eksempel på, hvor super avancerede og intelligente flows, du faktisk er i stand til at bygge med Zapier.

Du er rådgiver og har en eller flere personlige rådgivningsforløb. Du bruger ofte meget tid på at gentage de samme pointer mange gange overfor de samme klienter. Og når du har mange forløb i gang samtidig kan det indimellem være svært at holde styr på, hvor langt du er med hver enkelt klient, så du bruger meget tid på at skabe overblik. Du kan skabe et flow, der automatisk sørger for overblikket for dig, aflaster flere af dine opgaver og få tid og energi til at være til stede, når du skal være det.

Du opretter en skabelon for dit rådgivningsforløb (her med et nyt tema hver uge i tre uger), hvor du fortæller databasen hvor mange dage, der går mellem de enkelte rådgivningssessioner.

Lad os komme i gang:

Trigger: Et nyt rådgivningsforløb sættes i gang fx via en formular, du udfylder i din database, eller som klienten udfylder på din hjemmeside.

1. Action: Kontaktoplysninger kommer ind på en ny række i databasen.
2. Action: Der oprettes en ny række i databasen med et nystartet rådgivningsforløb til klienten.
3. Action: Spørgeskema bliver oprettet i Typeform, tilpasset kunden.
4. Action: Mail med link til spørgeskema bliver sendt til klienten.
5. Action: Delay fx 2 dage med lookup for at se, om spørgeskemaet er udfyldt.
6. Action: Hvis spørgeskemaet ikke er udfyldt sendes en reminder-mail til dig, der kan videresendes til klienten.
7. Action: Delay 1 uge efter forløbets start er den næste dato i databasens rådgivningsforløb for klienten.
8. Action: Mail sendes ud personligt fra dig med næste del af rådgivningsforløbet.
9. Action: Delay 3 dage: Du modtager mail med eventuel reminder, hvis kunden ikke har besvaret.
10. Action: Delay 2 uger efter forløbets start er den næste dato i databasens rådgivningsforløb for klienten.
11. Action: Mail sendes ud personligt fra dig med næste del af rådgivningsforløbet.
12. Action: Delay 3 dage: Du modtager mail med eventuel reminder, hvis kunden ikke har besvaret.
13. Action: Delay 3 uger efter forløbets start er den næste dato i databasens rådgivningsforløb for klienten.
14. Action: Mail sendes ud personligt fra dig med næste del af rådgivningsforløbet.
15. Action: Delay 3 dage: Du modtager mail med eventuel reminder, hvis kunden ikke har besvaret.
    

Anvendte tools: Zapier, Typeform, Airtable, Gmail for Business

‍

9. Online ansøgningsskema til modtagelse af stillingsopslag

Er rekruttering en ofte gentaget proces, kan det hurtigt betale sig at automatisere hele eller dele af processen. Her er den indledende del, der hjælper med at indsamle den rigtige information, samle den i et godt overblik og igangsætte det videre ansættelsesforløb.

Start med at oprette en database til stillingen, hvor ansøgernes kontaktoplysninger, CV og ansøgninger kan blive samlet.

Trigger: Ansøger udfylder en formular på din hjemmeside med kontaktoplysninger og mulighed for at vedhæfte CV og ansøgning samt evt. link til video.

1. Action: Oplysningerne ryger ind i din database.
2. Action: Ansøgeren modtager en mail med besked om, at ansøgningen er modtaget.
3. Action: Du modtager en mail med besked om en ny ansøgning.
4. Alternativ action: Du modtager en mail på datoen efter deadline for ansøgninger med link til databasen med overblik over alle ansøgere samt de vedhæftede filer.
5. Action: Formularen lukker automatisk ned på hjemmesiden, og kan ikke udfyldes mere.
6. Action: Ansøgerne modtager alle en mail med besked om, at I har modtaget ansøgningen og hvordan det videre forløb vil være.

Anvendte tools: Zapier, Airtable, Webflow, Outlook

10. Automatiseret forløb ved medarbejder-undersøgelse

Der kan være mange årsager til at lave en spørgeskemaundersøgelse af medarbejderne i en virksomhed. Det kan være for at arbejde med trivslen, arbejdsmiljøet eller fx i forbindelse med en forandringsproces. Du kan lette arbejdet gevaldigt ved at automatisere processen.

Trigger: Checkbox udfyldes ved den enkelte medarbejder eller medarbejderens navn og mail bliver indsat i en ny række (herved kan du indsætte dem og dermed udsende spørgeskemaerne på én gang).

1. Action: Personlige spørgeskemaer oprettes.
2. Action: Mail med link til personlige spørgeskemaer udsendes.
3. Action: Delay lookup efter fx 3 dage, hvorefter reminder udsendes til ubesvarede.
4. Action: Delay lookup efter fx 7 dage, hverefter reminder udsendes til ubesvarede.
5. Action: Delay 10 dage: Du modtager mail med link til Typeform, hvor du kan se besvarelser og påbegynde analysearbejdet.

Anvendte tools: Zapier, Typeform, Airtable, Webflow, Outlook