Her er 5 vigtige funktioner i Airtable til din automatisering med funktioner, der bl.a. giver mulighed for at starte dit automatiserede flow og skabe et unikt overblik.
Når du er i gang med din automatiseringsrejse, starter du sandsynligvis med helt simple processer. Det er en god idé at starte dér, og selvom det er forholdsvist simpelt, vil det spare dig ufatteligt meget tid. Og her er Google Sheets helt fin som database. Senere vil du dog glæde dig over de muligheder, som Airtable giver. For det er ikke bare en flot udgave af Excel. Det giver nemlig mulighed for super smarte løsninger i forbindelse med dine automatiseringer, som alternativerne ikke gør. Vi har samlet fem af dem til dig her.
Er automatisering nyt for dig, vil der muligvis være nogle begreber, du ikke kender her. Du kan læse mere om automatisering generelt i vores introduktion til automatisering.
Lad os komme i gang.
Når du bruger Airtable til automatisering, kan du bruge formularfunktionen både internt og eksternt. Du behøver altså ikke bruge et andet program, hvis du gerne vil bruge en formular. Læs mere om triggers.
Du kan hente formularen fra Airtable ind på din hjemmeside og bruge den direkte dér. Du kan også vælge det view i Airtable, der viser dine fields i formularen. Når du så udfylder og trykker ‘send’, kan du fortælle Zapier, at der er et automatiseret flow, der skal gå i gang.
Du kan fx have en formular på din hjemmeside til tilmelding til et webinar. I Airtable har du så et table (som Google Sheets kalder 'sheet'), du fx kalder 'Tilmeldte til webinar 1'. Hver record (række), har informationen på de tilmeldte. Det første field (felt) er navnet, efterfulgt af andet field med mailadressen efterfulgt af fields med al den andet information, du skal bruge ifbm. webinaret.
Når du i Airtable er på denne table kan du vælge funktionen 'Form'. Du er normalt på det, der kaldes 'Grid View', og når du så vælger 'Form', vil dit grid med rækkerne og felterne blive omdannet til en formular. På formularen vil man kunne udfylde felterne, og hvert felt har naturligvis den overskrift, som du har givet hvert field, da du var i grid view.
Når du så deler formularen på din hjemmeside, vil alle interesserede besøgende kunne udfylde den. Og når de trykker 'Tilmeld', vil de udfyldte felter kommer ind i Airtable i dit grid view. Det nye felt kan så igangsætte et automatisk flow fx af e-mails med information og links til webinaret. Smart.
Når du automatiserer, søger du automatisk efter triggere. Airtable har en funktion, hvor du kan bestemme hvilken type dit nye felt skal være. Det er altså ikke kun begrænset til at være tal eller formularer. En af mulighederne er checkbox. En checkbox er simpelthen en kasse, som du med musen kan klippe på og trykke af. Dette klik kan sætte gang i et nyt automatiseret flow.
Et eksempel på at bruge en checkbox som kickstart på dit flow er, hvis du har en række (record) med kontaktoplysninger på kunder. Til nogle af dem vil du gerne sende en personlig besked. Det skal bare ikke være alle, fordi det ikke er alle, der giver mening at sende denne mail til.
Det kan fx være, hvis de lige har valgt en anden leverandør til det, der er i fokus i mailen, eller du netop har talt med dem i telefonen, og så ville det være underligt at sende præcis den mail, du skal til at sende. Så opretter du simpelthen bare et nyt field og vælger checkbox som fieldtype. I en anden table har du så teksten på den mail, du vil sende. Og via Zapier sender du så teksten afsted i en personlig mail, når du trykker checkboxen af. Dét er smart!
Endnu engang er muligheden for at ændre views i Airtable med til at gøre programmet fantastisk i forbindelse med automatisering. Med et enkelt klik kan du nemlig gå fra ‘grid view’, hvor du ser din data i rækker og felter, til et calender view. Det giver naturligvis kun mening, hvis du arbejder med datoer. Gør du det ikke allerede, er der mange muligheder, du går glip af. For kalenderfunktionen giver dig et unikt overblik.
I forbindelse med automatisering giver det især mening, når du arbejder med datoer til fx udsendelse af automatiserede e-mails til personer, der har tilmeldt sig et webinar. Hvis du eksempelvis har tre forskellige webinarer planlagt i efteråret, men pludselig skal have plads til et nyt webinar med et nyt tema, kan du spare tid ved at bruge kalenderfunktionen.
Du kan nemlig i calender view ændre datoerne i de forskellige fields ved fysisk at flytte begivenheden. Det gør det super nemt og hurtigt at arbejde med. For du kan se, hvornår der er weekender og fysisk se afstanden mellem udsendelsen af de forskellige e-mails i dit automatiserede flow.
Når du automatiserer, er det uhyre vigtigt at bevare overblikket. Du skal have styr på dine strukturer for at sikre, at det ikke går galt. I Airtable kan du hente data fra et field i én table ind i et field i en anden table. Du opretter på den måde interne links. Præcis på samme måde, som du kan oprette et link på en knap på din hjemmeside til at henvise til en bestemt underside på din hjemmeside.
Når du linker, bliver dataen synlig i din table. Vi bruger det bl.a. i vores tools-oversigt i Airtable over de forskellige programmer, vi underviser i på instituttet. Her har vi en række, der hedder ‘Airtable’, og et af de efterfølgende fields har overskriften ‘Lektioner’, dvs. de lektioner vi har i vores kurser, hvor Airtable indgår. Der er altså en helt anden table i vores system med en oversigt over alle vores lektioner.
Det kan være en rigtig god idé at bruge linkfunktionen i forbindelse med et ordresystem. Du har fx en kunde eller også er det dig, der sørger for at booke en rådgivningssession i din rådgivningsvirksomhed. Det sker via en formular, hvor du ved bestillingen kan vælge, hvilken rådgiver, hvilket lokale og hvilken type rådgivning, som kunden ønsker. Den nye ordre opretter en ny række med denne information i din table, når der bliver trykket ‘Book’ i formularen.
Og informationen (rådgiver, lokale og type af rådgivning) får hver deres felt i rækken. I en anden table har du så oversigten over dine rådgivere, i en anden table en oversigt over lokalerne og så typerne af rådgivning. Fx kan selve rådgiveren eller typen af rådgivning have betydning for prisen på rådgivningen. Og den udregning kan Airtable så lave i et nyt felt på rækken af den specifikke ordre i din ordre-table.
Nu begynder det virkelig at blive interessant! For med funktionen ‘lookup’ i Airtable, kan du tilføje betingelser i dit automatiserede flow. Du kan både bruge mere simple betingelser, men fordi der faktisk ingen grænser er, kan du lave et stort træ af mange forskellige betingelser. Det gør det bl.a. muligt at segmentere. Det er virkelig rart, at du kan bruge lookup i Airtable, så det ikke kun er en funktion, der er begrænset til fx Zapier eller Typeform. Det giver flere muligheder, når du automatiserer, og giver dermed mulighed for at skabe bedre løsninger.
Du kan bruge ‘lookup’, hvis du fx ønsker at igangsætte et flow til alle tilmeldte til dit nyhedsbrev, men gerne vil sortere i det, så allerede eksisterende kunder ikke modtager bestemte mails i det flow (eller skal modtage specifikke mails af samme årsag).
Så kan du bruge lookup-funktionen i Airtable og fortælle programmet, at der kun skal sendes en bestemt mail ud, hvis personen ikke findes i din kundeoversigt.
Vi taler også rigtig meget om Airtable i podcasten: Episode 8: Hvis Zapier er hjertet er Airtable hjertet i dine automatiseringer.
